Checklist para organizar un mercado de coleccionistas

Organizar un mercado de coleccionistas requiere coordinar vendedores, puestos, visitantes y servicios en un orden claro. Esta checklist reúne las tareas necesarias desde la reserva del lugar hasta la apertura, incluyendo permisos, seguros, inscripciones, catering y residuos. También contempla detalles que suelen quedarse para el último momento, como imprimir planos, preparar tarjetas identificativas, enfriar las bebidas y comprobar baños y equipos. Úsala para repartir responsabilidades y llegar al día del mercado con todo preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Comprobar el permiso de mercado
Comprobar el seguro
Contactar con proveedores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar información para visitantes
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Confirmar proveedores
Reservar el catering
Reservar recogida de residuos
Comprobar los baños
2 personas
Imprimir el plano
Imprimir lista de vendedores
Imprimir la lista de contactos
Preparar señales de ruta
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Gestionar el cambio de caja
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Cargar el transporte
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Despejar las rutas de paso
3 personas
Descargar las mesas
4 personas
Descargar las sillas
3 personas
Montar los puestos
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el espacio de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abastecer los baños
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Repartir los números de stand
2 personas
Indicar a los vendedores sus puestos
2 personas
Comprobar el efectivo
Atender la entrada
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Controlar el acceso
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Reponer existencias
2 personas
Mantener libres los pasillos de los puestos
2 personas
Ser el punto de contacto de los vendedores
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Apagar la iluminación
2 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la zona de catering
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a cargar los materiales
3 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver las llaves
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Informar a los vendedores sobre los objetos encontrados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesas plegablescant. 8
Mesas para visitantescant. 6
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Punto de información
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12
Mantelescant. 20
Pinzas para mesacant. 40

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 8
Micrófono de mano
Altavocescant. 2
Abanicos de manocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 60
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 8

Cocina

Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6
Jarras fríascant. 6
Cubetas para lavarcant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Manteles runnerscant. 8
Números de puestocant. 20
Etiquetas de preciocant. 200
Tarjetas de nombrecant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 6
Pizarrascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Carro de limpieza

Catering

Caja registradora
Caja registradora
Pulseras de accesocant. 500
Rollos de caja registradoracant. 6
Bloc de notascant. 6
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Bandejas para efectivocant. 3
Compras

Consejos

Cierra el lugar, el permiso del mercado y el seguro antes de abrir las inscripciones. Así sabrás qué puedes comunicar a los vendedores y evitarás confirmar puestos sin cobertura o autorización.
Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación y fija una fecha límite. Después, reserva tiempo para revisar las preferencias dietéticas y hacer la distribución definitiva de los puestos.
Confirma a los proveedores antes de reservar el catering y la recogida de residuos. Comprueba también los baños y deja por escrito quién se encarga de cada servicio el día del mercado.
Imprime el plano, la lista de vendedores y la lista de contactos antes de cargar el transporte. Prepara además las señales de ruta y las tarjetas con nombres para no depender del móvil durante el montaje.
Calcula con tiempo el material eléctrico y de atención al público: datáfonos, cables alargadores, regletas, lámparas recargables, altavoces y micrófono. Enfría las bebidas y revisa tazas, vasos, platos y cubiertos el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de coleccionistas?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y seguro, contactar con proveedores y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar vendedores, imprimir documentos y revisar el material.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de vendedores?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del mercado. Ese margen permite gestionar cambios, preparar la distribución de los puestos, imprimir la lista de vendedores y hacer las tarjetas con nombres.
¿Qué hay que revisar el día anterior al mercado?: El día anterior comprueba baños, catering, bebidas, datáfonos, cables, iluminación y material de mesa. También conviene cargar el transporte y dejar impresos el plano, las señales y la lista de contactos.
¿Cuándo se prepara la distribución de los puestos?: Haz una distribución provisional cuando empiecen las inscripciones y ciérrala entre 7 y 10 días antes. Actualízala una última vez cuando termine el plazo de cambios y lleva el plano impreso al abrir la ubicación.

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