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Sammlermarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sammlermarkt braucht früh mehr Organisation, als die Standaufteilung vermuten lässt. Kläre zuerst Location, Marktgenehmigung und Versicherung, bevor du Aussteller einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Besucherinformationen, Catering und die genaue Planung der Stände. In den letzten Tagen zählen gedruckte Listen, ausgeschilderte Wege, gekühlte Getränke und ein beladener Transport. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Markttag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Marktgenehmigung prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Anbieter kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Aussteller bestätigen

  • Catering reservieren

  • Abfallentsorgung reservieren

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Verkäuferliste drucken

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Kassenwechsel regeln

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Transport beladen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Laufwege freimachen

    3 Personen

  • Tische ausladen

    4 Personen

  • Stühle ausladen

    3 Personen

  • Stände aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Toiletten auffüllen

    2 Personen

  • Verkäufer empfangen

    3 Personen

  • Standnummern verteilen

    2 Personen

  • Verkäufer zu den Ständen lotsen

    2 Personen

  • Bargeld kontrollieren

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Zugang kontrollieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Bestand auffüllen

    2 Personen

  • Standgänge freihalten

    2 Personen

  • Ansprechpartner für Verkäufer sein

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkäufer auschecken

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Stände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Cateringbereich reinigen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückladen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Schlüssel zurückbringen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Verkäufer über Fundstücke informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 20
  • KlappischeAnz. 8
  • BesuchertischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 6
  • Informationsstand
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • DeckenAnz. 20
  • TischklemmenAnz. 40

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 8
  • Handmikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • HandventilatorenAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlkannenAnz. 6
  • SpülwannenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • TischläuferAnz. 8
  • StandnummernAnz. 20
  • PreisschilderAnz. 200
  • NamensschilderAnz. 40
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6
  • KreidetafelnAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • Reinigungswagen

Catering

  • Kasse
  • Geldkassette
  • EinlassbänderAnz. 500
  • KassenrollenAnz. 6
  • NotizblöckeAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • BargeldschälchenAnz. 3
  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigung und Versicherung direkt nach der Locationsuche. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil Auflagen und Rückfragen die Anmeldung verzögern können.
  • Lege die Standaufteilung erst fest, wenn die Aussteller bestätigt sind. Rechne pro Stand die benötigte Breite ein und halte zusätzlich Wege für Besucher sowie einen freien Zugang zum Informationsstand frei.
  • Veröffentliche Besucherinformationen spätestens 2 Wochen vor dem Markt. Adresse, Einlasszeit, Park- oder Anreisehinweise und Zahlungsarten sollten an einer Stelle leicht auffindbar sein.
  • Kläre Catering und Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen brauchen Strom, Stellfläche und mindestens eine Person, die sie während des Markts betreut.
  • Drucke Lageplan, Verkäuferliste und Kontaktliste am Vortag aus und packe sie separat ein. Kontrolliere beim Beladen außerdem Verlängerungskabel, Kartenlesegeräte, Namensschilder und wiederaufladbare Lampen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Sammlermarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Marktgenehmigung und Versicherung sollten in den ersten 2 Wochen geklärt sein; anschließend kannst du Anbieter ansprechen und Anmeldungen öffnen.
Wann sollte ich die Aussteller für den Sammlermarkt bestätigen?
Bestätige Aussteller spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Dann bleiben noch mindestens 10 Tage, um die Standaufteilung, Verkäuferliste und individuelle Ernährungswünsche für das Catering zu koordinieren.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Sammlermarkt?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Bei Kaffee und Tee solltest du zusätzlich Heißgetränke einrechnen und Getränke mindestens am Vortag kühlen.
Was muss am Tag vor dem Sammlermarkt erledigt sein?
Am Vortag sollten Drucksachen, Namensschilder, Routenschilder und Materialien vollständig vorbereitet sein. Belade den Transport spätestens am Abend und prüfe vor dem Öffnen nur noch Strom, Toiletten, Stände und den Lageplan.

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