Checklist pour organiser un marché de collectionneurs

Un marché de collectionneurs demande une préparation précise, surtout si plusieurs vendeurs installent leurs stands le même jour. Commencez par réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis structurez les inscriptions et la répartition des stands. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les vendeurs, préparer les documents, refroidir les boissons et charger le matériel. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis à l’accueil comme au démontage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier l’autorisation de marché
Vérifier l’assurance
Contacter les vendeurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Confirmer les vendeurs
Réserver le catering
Réserver l’enlèvement des déchets
Vérifier les toilettes
2 personnes
Imprimer le plan
Imprimer la liste des vendeurs
Imprimer la liste de contacts
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Prévoir la monnaie de la caisse
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Charger le transport
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Dégager les voies de circulation
3 personnes
Décharger les tables
4 personnes
Décharger les chaises
3 personnes
Monter les stands
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Distribuer les numéros de stand
2 personnes
Indiquer les stands aux vendeurs
2 personnes
Vérifier l'argent liquide
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Contrôler l’accès
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Réanimer les stocks
2 personnes
Dégager les allées des stands
2 personnes
Être le point de contact des vendeurs
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Recharger le matériel
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter les clés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Informer les vendeurs des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 8
Tables pour les visiteursqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12
Couverturesqté 20
Pinces de tableqté 40

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Microphone à main
Haut-parleursqté 2
Ventilateurs à mainqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Pichets réfrigérantsqté 6
Bacs à vaisselleqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Chemins de tableqté 8
Numéros des standsqté 20
Étiquettes de prixqté 200
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage

Catering

Caisse
Caisse
Bracelets d’entréeqté 500
Rouleaux de caisseqté 6
Blocs-notesqté 6
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Plateaux pour espècesqté 3
Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer chaque vendeur.
Préparez le plan des stands 3 à 5 jours avant l’événement, puis imprimez-en plusieurs exemplaires. Gardez-en un au bureau d’information et remettez-en un à l’équipe d’installation.
Contactez les vendeurs 48 heures avant l’ouverture pour confirmer leur présence, leur emplacement et leur heure d’arrivée. Cette relance permet aussi de repérer les absences avant de déplacer les stands.
Prévoyez la caisse et les terminaux de paiement avant le chargement du transport. Comptez la monnaie la veille et testez les appareils avec leurs câbles et rallonges.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai couvre l’installation des tentes, tables et panneaux, le branchement des équipements et la vérification des toilettes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de collectionneurs ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu, vérifiez l’autorisation de marché et l’assurance, puis lancez les contacts avec les vendeurs.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de collectionneurs ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture au public. Pour un grand nombre de stands ou une installation sous tentes, ajoutez 1 heure afin de contrôler les branchements, la signalétique et les espaces de circulation.
Quand confirmer les vendeurs d’un marché de collectionneurs ?: Confirmez-les 3 à 5 jours avant l’événement, puis envoyez un dernier rappel 48 heures avant. Indiquez l’heure d’arrivée, le numéro du stand et les informations pratiques du lieu.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de collectionneurs ?: Préparez les badges, le plan, les listes de vendeurs et de contacts, les panneaux de direction et la monnaie de caisse. Refroidissez les boissons et rassemblez le matériel avant de charger le transport.

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