Checklist voor een goed georganiseerd collecte-evenement

Een collecte-evenement vraagt meer voorbereiding dan alleen vrijwilligers en collectebussen regelen. Je moet vooraf controleren of een vergunning nodig is, het donatiedoel duidelijk maken en de betaalwijze testen. Daarna volgen de routeposten, het vrijwilligersrooster en de inrichting van de locatie. Deze checklist helpt je de 53 taken in een logische volgorde af te werken, van het eerste concept tot het uitdelen van de collectebussen en de ontvangst van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Collecteconcept vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Collectievergunning controleren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Donatiedoel communiceren
2 personen
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
Collectebussen nummeren
2 personen
Donatieformulieren printen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Vrijwilligers bevestigen
Routeposten bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Donatiebalie voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Collectebussen uitdelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Donaties aannemen
3 personen
Collecteroutes uitvoeren
12 personen
Informatie geven
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Donatieformulieren aanvullen
Afval verzamelen
2 personen
Collectebussen innemen
3 personen
Eindbedrag veilig opbergen
2 personen
Bezoekers bedanken
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Collectegeld laten tellen
2 personen
Donaties administratief verwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kleedjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8

Collectemateriaal

Collectebussenaantal 12
Geldkistjesaantal 2
QR-codekaartenaantal 20
Donatieformulierenaantal 200
Ontvangstblokkenaantal 4
Clipboardsaantal 16
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Routekaartenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Polsbandjesaantal 150

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffers
Werphandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de collectievergunning voordat je de locatie definitief vastlegt. Regel dit bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf, omdat voorwaarden per gemeente kunnen verschillen.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk 7 dagen voor het evenement rond. Plan per routepost een vaste vrijwilliger en wijs daarnaast iemand aan die op de locatie aanspreekbaar is.
Nummer alle collectebussen en leg het nummer vast op het uitgifteformulier. Zo kun je na afloop per bus controleren wat is uitgegeven en ingeleverd.
Test de betaalwijze minstens 3 dagen vooraf op de plek waar donaties binnenkomen. Leg QR-codekaarten, donatieformulieren, clipboards en pennen samen klaar bij de donatiebalie.
Plan de opbouw met extra tijd voor partytenten, tafels, informatieborden en verlichting. Begin bij voorkeur 2 uur voor de start, zeker als je ook koffie, water en koelboxen moet klaarzetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een collecte-evenement organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met het collecteconcept, de locatie en de vergunningcontrole. Gebruik de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, het rooster en de materiaalcontrole.
Heb ik een vergunning nodig voor een collecte-evenement?: Dat hangt af van de gemeente, de openbare ruimte en de manier waarop je collecteert. Controleer dit minimaal 4 tot 6 weken voor de datum bij de gemeente of de betreffende instantie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een collecte-evenement?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per routepost en voeg 1 coördinator toe voor de locatie en onverwachte uitval. Maak het rooster uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig alle vrijwilligers nogmaals.
Wanneer moet ik de collectebussen en donatieformulieren klaarmaken?: Nummer de collectebussen en print de donatieformulieren uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg op de ochtend zelf ook geldkistjes, QR-codekaarten, ontvangstblokken en pennen bij de donatiebalie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.