Checklist para organizar un evento de recaudación

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Define el objetivo de donación antes de enviar las invitaciones y comunícalo en un lugar visible. Una cifra concreta ayuda a que cada participante entienda para qué se recauda.
• Comprueba el permiso de recaudación y la reserva del lugar al menos 4 semanas antes. Si hay una ruta, confirma también sus puntos y prepara un mapa para cada equipo.
• Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes y recoge las preferencias dietéticas en ese momento. Así puedes ajustar la compra y evitar preparar comida o bebida a ciegas.
• Asigna turnos de voluntariado de 2 horas y confirma a cada persona 3 días antes. Incluye responsables para las huchas, la mesa de donaciones, la ruta y el desmontaje.
• Prepara pagos, formularios, códigos QR y bolígrafos en una caja separada de la decoración. Numera las huchas antes de repartirlas y registra quién recibe cada una.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de recaudación?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar, comprueba los permisos y recluta voluntarios durante las dos primeras semanas; deja la compra y el montaje para los últimos 7 días.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para una recaudación?

Calcula al menos 1 voluntario por cada punto de donación o de la ruta, más 2 personas para la mesa de donaciones y 2 para el montaje y desmontaje. Confirma los turnos 3 días antes para cubrir ausencias.

¿Cuándo hay que preparar las huchas y los formularios de donación?

Prepara y numera las huchas entre 3 y 5 días antes. Imprime los formularios, tarjetas con código QR y mapas con un margen de 48 horas para corregir errores o hacer copias adicionales.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar el evento?

Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Monta primero carpas, mesas y sillas; después coloca la decoración, los paneles informativos, la mesa de donaciones y distribuye las huchas.

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