Boodschappenlijst voor een collecte-evenement

Voor een collecte-evenement heb je meer nodig dan alleen collectebussen. Denk aan een complete donatiebalie, herkenbare informatie, betaalmogelijkheden en materialen waarmee vrijwilligers veilig en overzichtelijk werken. Voor koffie en water zijn herbruikbare bekers, kopjes, thermoskannen en koelboxen nodig; voor de organisatie onder meer clipboards, pennen en routekaarten. Gebruik deze lijst om uiterlijk één week vooraf te controleren wat je al hebt, wat je moet lenen en wat nog gekocht moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kleedjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8

Collectemateriaal

Collectebussenaantal 12
Geldkistjesaantal 2
QR-codekaartenaantal 20
Donatieformulierenaantal 200
Ontvangstblokkenaantal 4
Clipboardsaantal 16
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Routekaartenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Polsbandjesaantal 150

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffers
Werphandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Theeassortiment - 4 dozen
- Cacaopoeder - 2 pakken
- Suiker - 3 pakken
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 6 bakjes
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 8 bakjes
- Worteltjes - 6 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Mini-sandwiches - 120 stuks
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 bakjes
- Jonge kaas - 3 kilo
- Ham - 2 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 2 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 80 stuks
- Chocoladerepen - 60 stuks
- Citroenen - 12 stuks
- IJsblokjes - 10 zakken
- Servetten - 300 stuks
- Papieren bordjes - 150 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Koffiefilters - 2 dozen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Handzeep - 4 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Schoonmaakdoekjes - 4 pakken

Tips

Maak per routepost een apart pakket met een collectebus, routekaart, pennen, naamstickers en informatie over het donatiedoel. Leg deze pakketten minstens één dag vooraf klaar, zodat vrijwilligers niet op locatie hoeven te zoeken.
Voorzie de donatiebalie van meerdere QR-codekaarten, donatieformulieren, ontvangstblokken en clipboards. Neem extra pennen mee: reken op minimaal twee pennen per balie en leg een reservevoorraad apart.
Plan koffie en water niet alleen voor bezoekers, maar ook voor vrijwilligers. Vul thermoskannen en koelboxen vóór de start en zet voor elke schenkplek bekers, koffie- of theekopjes, borden en besteksets klaar.
Controleer de stroomvoorziening vóór je koffiezetapparaten en waterkokers meeneemt. Neem per gebruikte stroomgroep een verlengkabel en stekkerdoos mee en houd powerbanks achter de hand voor telefoons en betaalmiddelen.
Zorg dat de collecte ook bij schemer zichtbaar en herkenbaar blijft. Plaats informatieborden, banners en vlaggenlijnen bij de entree en gebruik LED-lantaarns bij donkere routeposten of onder partytenten.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een collecte-evenement?: Reken in elk geval op collectebussen, geldkistjes, QR-codekaarten, donatieformulieren, ontvangstblokken, clipboards en pennen. Voor de ontvangst zijn daarnaast tafels, stoelen, partytenten, informatieborden en verlichting nodig. Voeg voor koffie en water bekers, kopjes, thermoskannen, koelboxen en schenk kannen toe.
Hoeveel collectebussen heb ik nodig?: Neem minimaal één collectebus mee per actieve routepost of vrijwilliger die zelfstandig inzamelt. Leg daarnaast minstens één reservebus klaar bij de donatiebalie, zodat een beschadigde of volle bus direct vervangen kan worden.
Wanneer moet ik de spullen voor een collecte regelen?: Controleer de volledige boodschappenlijst uiterlijk één week voor het evenement. Regel geleende spullen zoals partytenten, klaptafels, koffiezetapparaten en koelboxen vervolgens minimaal drie dagen vooraf; verzamel de kleine materialen uiterlijk de avond ervoor.
Hoeveel materiaal leg ik per donatiebalie klaar?: Leg per balie minimaal één clipboard, twee pennen, een stapel donatieformulieren, ontvangstblokken, QR-codekaarten en informatie over het donatiedoel klaar. Houd daarnaast één extra set per balie achter de hand voor zoekgeraakte of beschadigde formulieren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.