Checklist pour organiser un événement de collecte

Un événement de collecte demande plus qu’un comptoir pour recevoir les dons. Il faut cadrer l’objectif, obtenir les autorisations, mobiliser les bénévoles et préparer un parcours simple pour les participants. Cette checklist rassemble 53 tâches et 39 fournitures, depuis la réservation du lieu jusqu’à la distribution des boîtes de collecte. Suivez-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les formulaires, les moyens de paiement et l’alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de collecte
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier le permis de collecte
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Communiquer l’objectif de don
2 personnes
Préparer le mode de paiement
2 personnes
Numéroter les boîtes de collecte
2 personnes
Imprimer les formulaires de don
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Confirmer les bénévoles
Définir les postes de parcours
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer le comptoir de dons
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Distribuer les boîtes de collecte
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Accepter les dons
3 personnes
Réaliser des courses de collecte
12 personnes
Donner des informations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Compléter les formulaires de don
Rassembler les déchets
2 personnes
Récupérer les boîtes de collecte
3 personnes
Mettre le montant final en sécurité
2 personnes
Remercier les visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire compter l'argent de la collecte
2 personnes
Traiter administrativement les dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Couverturesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 8

Matériel de collecte

Boîtes de collecteqté 12
Caisses à monnaieqté 2
Cartes QR codeqté 20
Formulaires de donqté 200
Blocs de réceptionqté 4
Presse-papiersqté 16
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Cartes d'itinéraireqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Braceletsqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secours
Gants de lancementqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez le permis de collecte dès que la date est fixée. Une autorisation manquante peut bloquer l’installation le jour même, même si les invitations sont déjà parties.
Prévoyez les bénévoles par poste, et non uniquement par nombre total. Confirmez les présences avant l’événement et donnez à chacun un horaire, un point de rendez-vous et une mission précise.
Préparez plusieurs moyens de don : boîtes numérotées, caisses à monnaie, cartes avec QR code et formulaires imprimés. Gardez aussi des stylos, des presse-papiers et des étiquettes nominatives au comptoir.
Vérifiez l’électricité avant d’apporter les machines à café, bouilloires et rallonges. Répartissez les multiprises et chargez les batteries externes afin que le matériel fonctionne pendant toute la collecte.
Installez d’abord les tentes, tables et chaises, puis le comptoir de dons, les panneaux d’information et les cartes d’itinéraire. Gardez les boîtes de collecte et les formulaires accessibles, mais sous la responsabilité d’un bénévole désigné.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un événement de collecte ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier le permis, recruter les bénévoles, envoyer les invitations et commander ou rassembler le matériel.
Combien de bénévoles faut-il pour une collecte ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste de parcours, plus 2 personnes au comptoir de dons et 1 responsable général. Ajoutez une personne de renfort si la collecte dure plus de 3 heures ou si plusieurs créneaux se chevauchent.
Que faut-il préparer au comptoir de dons ?: Installez les boîtes de collecte numérotées, les caisses à monnaie, les cartes QR code, les formulaires de don, les stylos et les presse-papiers. Préparez ce poste au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants.
Quand installer les tentes et les tables pour une collecte ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’ouverture, selon le nombre de tentes et de tables. Montez d’abord la structure et le mobilier, puis l’éclairage, la signalétique, le comptoir de dons et les fournitures.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.