Sammlungsveranstaltung organisieren: die praktische Checkliste
Bei einer Sammlungsveranstaltung müssen Konzept, Genehmigung, Helfer und Spendenablauf früh zusammenpassen. Kläre zuerst Ziel, Ort und rechtliche Vorgaben, bevor du Einladungen verschickst oder Material einkaufst. In der letzten Woche geht es vor allem um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Zahlungswege und die Einteilung der Freiwilligen. Für den Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan, nummerierte Sammeldosen und sichtbar bereitliegende Formulare.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Sammlungskonzept festlegen
2 Personen
Location reservieren
Sammlungsgenehmigung prüfen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Spendenziel kommunizieren
2 Personen
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
Sammeldosen nummerieren
2 Personen
Spendenformulare drucken
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Freiwillige bestätigen
Routenposten festlegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Spendenstand vorbereiten
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Spendendosen austeilen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Eröffnungscheck durchführen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen erfassen
2 Personen
Spenden annehmen
3 Personen
Spendensammelrouten durchführen
12 Personen
Informationen geben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Spendenformulare auffüllen
Abfall sammeln
2 Personen
Sammelbüchsen einsammeln
3 Personen
Endbetrag sicher verwahren
2 Personen
Besucher bedanken
2 Personen
Nachbereitung
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Sammelgeld zählen lassen
2 Personen
Spenden administrativ bearbeiten
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- DeckenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LaternenAnz. 8
Dekoration
- BannerAnz. 6
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 8
Sammelmaterial
- SammelbüchsenAnz. 12
- GeldkassettenAnz. 2
- QR-Code-KartenAnz. 20
- SpendenformulareAnz. 200
- EmpfangsblöckeAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 16
- StifteAnz. 30
- NamensaufkleberAnz. 100
- RoutenpläneAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- ArmbänderAnz. 150
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- WurfhandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die Sammlungsgenehmigung mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, ob bestimmte Routen, Sammelstellen oder Informationsschilder vorgeschrieben sind.
- Bestätige die Freiwilligen spätestens 7 Tage vorher mit Einsatzzeit, Treffpunkt und Aufgabe. Plane pro Sammelstelle mindestens eine eingewiesene Person und halte einen Ersatz bereit.
- Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst beim Aufbau. Lege spätestens 3 Tage vorher fest, wie viele Portionen, Becher, Teller und Bestecksets benötigt werden.
- Bereite Sammelbüchsen, Geldkassetten, Spendenformulare und QR-Code-Karten getrennt nach Einsatzort vor. Nummeriere die Dosen vor dem Verteilen und notiere, wer welche Dose erhält.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Stelle zuerst Tische, Stühle und Partyzelte auf, danach Spendenstand, Informationsschilder, Beleuchtung und Dekoration; Kühlboxen und Getränke kommen zuletzt dazu.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Sammlungsveranstaltung planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Konzept, Ort und Genehmigungsprüfung. Die Helfer sollten spätestens 3 Wochen vorher angefragt und 7 Tage vor dem Termin endgültig bestätigt werden.
- Wie viele Helfer brauche ich für eine Sammlungsveranstaltung?
- Plane pro Sammelstelle mindestens 2 Personen ein, wenn Geld angenommen und gleichzeitig informiert werden soll. Ergänze für Aufbau, Empfang und Nachschub je nach Größe mindestens 2 weitere Helfer sowie eine Ersatzperson pro Schicht.
- Wann soll ich die Spendenmaterialien vorbereiten?
- Drucke Spendenformulare, Routenpläne und Empfangsblöcke spätestens 3 Tage vorher. Sammelbüchsen, Geldkassetten und QR-Code-Karten sollten am Vortag nummeriert, gezählt und den jeweiligen Verantwortlichen zugeordnet werden.
- Wie lange dauert der Aufbau einer Sammlungsveranstaltung?
- Rechne für einen Aufbau mit Partyzelten, Klapptischen, Stühlen, Spendenstand und Beschilderung mindestens 90 Minuten. Bei mehreren Sammelstellen oder zusätzlicher Beleuchtung sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
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