Zo organiseer je een collecte-evenement
Begin met het collecteconcept, het doelbedrag en de gewenste doelgroep. Controleer daarna vroeg of een collectevergunning nodig is en reserveer de locatie voordat je vrijwilligers en bezoekers uitnodigt. Werk vervolgens de routes, betaalwijzen en materialen uit: genummerde collectebussen, donatieformulieren en QR-codekaarten moeten op de dag zelf direct inzetbaar zijn. Plan de opbouw en het vrijwilligersrooster apart van het inzamelen, zodat ontvangst, donatiebalie en routeposten niet door elkaar lopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Collecteconcept vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Collectievergunning controleren
- 4
Vrijwilligers werven
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Donatiedoel communiceren
2 personen
- 9
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
- 10
Collectebussen nummeren
2 personen
- 11
Donatieformulieren printen
- 12
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 13
Vrijwilligers bevestigen
- 14
Routeposten bepalen
2 personen
- 15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Koelboxen vullen
2 personen
- 18
Materialen verzamelen
3 personen
- 19
Donatiebalie voorbereiden
2 personen
- 20
Tafels opstellen
4 personen
- 21
Stoelen plaatsen
3 personen
- 22
Partytenten opbouwen
4 personen
- 23
Versiering ophangen
3 personen
- 24
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 25
Collectebussen uitdelen
2 personen
- 26
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 27
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
- 28
Registratietafel inrichten
2 personen
- 29
Openingscontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 30
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 31
Aanmeldingen registreren
2 personen
- 32
Donaties aannemen
3 personen
- 33
Collecteroutes uitvoeren
12 personen
- 34
Informatie geven
2 personen
- 35
Koffie en thee serveren
3 personen
- 36
Hapjes serveren
3 personen
- 37
Dranken bijvullen
2 personen
- 38
Donatieformulieren aanvullen
- 39
Afval verzamelen
2 personen
- 40
Collectebussen innemen
3 personen
- 41
Eindbedrag veilig opbergen
2 personen
- 42
Bezoekers bedanken
2 personen
Nazorg
- 43
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
- 44
Partytenten afbreken
4 personen
- 45
Servies afwassen
3 personen
- 46
Locatie schoonmaken
4 personen
- 47
Afval afvoeren
2 personen
- 48
Materialen sorteren
3 personen
- 49
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 50
Collectegeld laten tellen
2 personen
- 51
Donaties administratief verwerken
2 personen
- 52
Bedankbericht versturen
2 personen
- 53
Opbrengst publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Kleedjesaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Schenk kannenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 8
Decoratie
- Bannersaantal 6
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 8
Collectemateriaal
- Collectebussenaantal 12
- Geldkistjesaantal 2
- QR-codekaartenaantal 20
- Donatieformulierenaantal 200
- Ontvangstblokkenaantal 4
- Clipboardsaantal 16
- Pennenaantal 30
- Naamstickersaantal 100
- Routekaartenaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Polsbandjesaantal 150
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffers
- Werphandschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de collectievergunning minimaal 6 weken vooraf. Noteer welke gebieden en tijden zijn toegestaan, zodat je routeposten niet op het laatste moment hoeft te wijzigen.
- Werk met één overzicht voor aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers. Bevestig het rooster uiterlijk 7 dagen vooraf en geef iedere vrijwilliger een routekaart, naamsticker en contactpunt.
- Nummer alle collectebussen voordat je ze uitdeelt en koppel elk nummer aan een vrijwilliger of route. Zo kun je na afloop de inhoud controleren zonder te gokken welke bus waar is gebruikt.
- Leg minimaal twee betaalmogelijkheden klaar, bijvoorbeeld contant geld en QR-codekaarten. Test de QR-code 48 uur vooraf en zorg bij de donatiebalie voor formulieren, clipboards en voldoende pennen.
- Plan de opbouw minstens 2 uur voor de start. Zet eerst partytenten, tafels, informatieborden en verlichting neer; vul daarna koelboxen en thermoskannen, zodat eten en drinken niet onnodig lang buiten staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een collecte-evenement organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf. Regel de locatie en vergunning eerst, werf daarna vrijwilligers en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het evenement.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een collecte-evenement?
- Reken per routepost op minimaal 2 vrijwilligers en plan daarnaast 2 personen voor de ontvangst en donatiebalie. Voeg 1 reservevrijwilliger toe per 10 ingeplande vrijwilligers voor uitval op de dag zelf.
- Wanneer moet ik de collectebussen en donatieformulieren klaarmaken?
- Nummer de collectebussen en print de donatieformulieren uiterlijk 2 dagen vooraf. Controleer op de ochtend zelf of elk pakket een bus, formulier, pen en routekaart bevat.
- Hoe vroeg moet ik de locatie opbouwen voor een collecte?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en 30 minuten voor een eindcontrole. Controleer vóór de start de routeposten, QR-codekaarten, betaalwijze, verlichting en bereikbaarheid van de donatiebalie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!