Was du für eine Sammlungsveranstaltung brauchst
Für eine Sammlungsveranstaltung brauchst du mehr als Sammelbüchsen und Spendenformulare. Vor Ort müssen Empfang, Routenposten, Getränkeausgabe und Spendenstand gleichzeitig funktionieren. Plane deshalb neben dem Sammelmaterial auch Sitzplätze, Strom, Beleuchtung und eine Möglichkeit zur sicheren Aufbewahrung von Geld ein. Die vollständige Liste hilft dir, Einkauf und Zusammenstellung rechtzeitig zu erledigen, bevor die ersten Helfenden eintreffen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- DeckenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LaternenAnz. 8
Dekoration
- BannerAnz. 6
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 8
Sammelmaterial
- SammelbüchsenAnz. 12
- GeldkassettenAnz. 2
- QR-Code-KartenAnz. 20
- SpendenformulareAnz. 200
- EmpfangsblöckeAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 16
- StifteAnz. 30
- NamensaufkleberAnz. 100
- RoutenpläneAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- ArmbänderAnz. 150
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- WurfhandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Teesortiment - 4 Kartons
- Kakaopulver - 2 Packungen
- Zucker - 3 Packungen
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Trauben - 6 Schalen
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 8 Schalen
- Karotten - 6 Beutel
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzstangen - 6 Tüten
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Mini-Sandwiches - 120 Stück
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Junger Käse - 3 Kilo
- Schinken - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 80 Stück
- Schokoriegel - 60 Stück
- Zitronen - 12 Stück
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Servietten - 300 Stück
- Pappteller - 150 Stück
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 flacons
- Reinigungstücher - 4 Packungen
Tipps
- Plane pro Helferplatz mindestens ein Klemmbrett und zwei gut schreibende Stifte ein. Lege außerdem Ersatzstifte und Namensaufkleber an einem zentralen Empfang bereit.
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und halte zusätzliche Kühlboxen für Nachschub bereit. Getränke in Thermoskannen sollten erst kurz vor Beginn eingefüllt werden.
- Prüfe Verlängerungskabel und Kaffeemaschinen spätestens am Vortag gemeinsam. Für jeden Strombereich sollte ein passendes Kabel vorhanden sein; Powerbanks sichern die Kommunikation, falls Steckdosen nicht erreichbar sind.
- Nummeriere Sammelbüchsen und Geldkassetten vor dem Einsatz und notiere die Zuordnung. So lässt sich der Spendenstand später schneller kontrollieren, ohne während der Veranstaltung suchen zu müssen.
- Bringe Routenpläne, QR-Code-Karten und Spendenformulare nicht nur zum Spendenstand, sondern auch zu den Routenposten. Drucke mindestens 10 Prozent mehr Formulare als erwartet und schütze sie vor Regen.
Häufige Fragen
- Wie viele Sammelbüchsen brauche ich für eine Sammlungsveranstaltung?
- Plane mindestens eine Sammelbüchse pro Sammelteam oder Routenposten ein und halte zwei bis drei zusätzliche Büchsen als Ersatz bereit. Nummeriere alle Büchsen vor dem Veranstaltungstag.
- Wie viele Spendenformulare sollte ich drucken?
- Drucke die erwartete Anzahl plus mindestens 10 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Formularen solltest du also 110 Exemplare bereitlegen, damit Korrekturen und zusätzliche Spenden abgedeckt sind.
- Was muss ich für Kaffee und Getränke einkaufen?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane Nachschub ein. Für Kaffee brauchst du neben Kaffeemaschinen auch Kaffeetassen, Thermoskannen, Wasserkocher und Serviertabletts.
- Wann sollte ich die Materialien für die Sammlung zusammenstellen?
- Stelle das Sammelmaterial spätestens am Vortag zusammen und prüfe am Veranstaltungsmorgen nur noch die Ausgabe. Strom, Kühlboxen, Beleuchtung und Geldkassetten solltest du zusätzlich vor dem Aufbau testen.
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