Événement de collecte : la liste des achats à prévoir

Pour un événement de collecte, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux collations. Il faut aussi prévoir un comptoir de dons fonctionnel, des formulaires, des stylos, des boîtes numérotées et du matériel pour guider les participants. Cette liste vous aide à estimer les quantités selon le nombre d’inscrits et de bénévoles. Prévoyez les articles consommables quelques jours à l’avance et vérifiez le matériel électrique avant l’installation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Couverturesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 8

Matériel de collecte

Boîtes de collecteqté 12
Caisses à monnaieqté 2
Cartes QR codeqté 20
Formulaires de donqté 200
Blocs de réceptionqté 4
Presse-papiersqté 16
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Cartes d'itinéraireqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Braceletsqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secours
Gants de lancementqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Sucre - 3 paquets
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 6 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 8 barquettes
- Petites carottes - 6 sacs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Barres chocolatées - 60 pièces
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 10 sacs
- Serviettes - 300 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Filtres à café - 2 boîtes
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Lingettes de nettoyage - 4 paquets

Conseils

Prévoyez environ 2 gobelets réutilisables par participant si la collecte dure plusieurs heures, et ajoutez 10 % de réserve pour les pertes ou les rinçages.
Comptez au moins 1 formulaire de don et 1 stylo par don prévu, puis ajoutez 20 % d’exemplaires supplémentaires pour les erreurs de saisie ou les inscriptions sur place.
Réservez une boîte de collecte par poste ou par parcours, avec 1 caisse à monnaie pour chaque point qui accepte des paiements en espèces. Numérotez-les avant l’arrivée des bénévoles.
Pour le café, prévoyez 1 tasse par personne et environ 1 machine ou bouilloire pour 30 à 40 participants. Les thermos évitent de laisser les bénévoles immobilisés près du comptoir.
Testez les rallonges, multiprises, batteries externes et lanternes LED au plus tard la veille. Gardez les câbles hors des passages et prévoyez au moins 1 source d’éclairage de secours par zone extérieure.

Questions fréquentes

Combien de boîtes de collecte faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum une boîte par poste de collecte ou par parcours distinct. Pour 5 postes, préparez donc 5 boîtes numérotées, plus 1 boîte de réserve si les dons sont répartis entre plusieurs équipes.
Combien de formulaires de don imprimer pour une collecte ?: Imprimez 1 formulaire par don attendu et ajoutez environ 20 % de marge. Pour 100 dons prévus, préparez donc au moins 120 formulaires, à imprimer idéalement 2 à 3 jours avant l’événement.
Quelle quantité de gobelets prévoir pour un événement de collecte ?: Comptez 2 gobelets réutilisables par participant pour une collecte de plusieurs heures, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 80 participants, prévoyez environ 176 gobelets.
Quand faire les courses et remplir les glacières ?: Faites les achats non périssables 3 à 5 jours avant et les achats frais la veille. Remplissez les glacières le jour même, juste avant l’installation, afin de conserver les boissons au frais pendant l’accueil.

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