Qué necesitas para organizar un evento de recaudación
Para un evento de recaudación necesitas preparar dos cosas a la vez: la atención de los asistentes y un sistema fiable para recibir donaciones. Además de mesas, sillas y carpas, calcula el material para registrar pagos, identificar huchas y entregar la información de la campaña. Las bebidas calientes requieren termos, cafeteras o teteras, vasos y una zona de servicio. Revisa también la electricidad, la iluminación y los mapas si parte de la recaudación se realiza siguiendo una ruta.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 40
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras para servircant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Faroles LEDcant. 8
Decoración
- Bannerscant. 6
- Guirnaldascant. 8
- Decoración de mesacant. 8
Material para la colecta
- Huchascant. 12
- Cajas de caudalescant. 2
- Tarjetas con código QRcant. 20
- Formularios de donacióncant. 200
- Bandejas de recepcióncant. 4
- Portapapelescant. 16
- Bolígrafoscant. 30
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Mapas de rutacant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Pulserascant. 150
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilios
- Guantes de lanzamientocant. 12
Catering
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Surtido de té - 4 cajas
- Cacao en polvo - 2 paquetes
- Azúcar - 3 paquetes
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 6 bandejas
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 8 tarrinas
- Zanahorias - 6 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Palitos salados - 6 bolsas
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Mini sándwiches - 120 unidades
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Jamón - 2 kilos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 2 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 80 unidades
- Barras de chocolate - 60 unidades
- Limones - 12 unidades
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Servilletas - 300 unidades
- Platos de papel - 150 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Filtros de café - 2 cajas
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Toallitas de limpieza - 4 paquetes
Consejos
- Prepara una hucha numerada para cada punto de recaudación y añade al menos una caja de caudales para guardar el dinero recibido. Así puedes asociar cada importe a un responsable y evitar mezclar cobros.
- Lleva formularios de donación, portapapeles y bolígrafos en una bandeja de recepción. Calcula como mínimo un bolígrafo por voluntario que atienda la mesa y prepara un 20 % de formularios extra.
- Para una jornada con bebidas calientes, coloca una máquina de café o una tetera junto a los termos y las jarras para servir. Ten listos al menos dos vasos reutilizables por persona si no habrá reposición durante la actividad.
- Comprueba los cables alargadores y las regletas antes del montaje, especialmente si funcionan varias máquinas de café en la misma zona. Lleva baterías externas para los dispositivos de pago y no dependas de un único enchufe.
- Si la recaudación incluye una ruta, imprime un mapa para cada responsable y conserva varios ejemplares de reserva. Coloca las tarjetas con código QR y los paneles informativos antes de distribuir las huchas, para que el objetivo de la donación se vea desde el inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas huchas necesito para un evento de recaudación?
- Usa una hucha por cada punto de recaudación o equipo de voluntarios. Añade al menos una unidad de reserva y numera todas antes de repartirlas.
- ¿Cuántos formularios de donación debo imprimir?
- Imprime un formulario por donación prevista y añade un 20 % extra para cubrir errores o solicitudes adicionales. Si esperas 100 donaciones, prepara al menos 120 formularios.
- ¿Cuándo debo preparar el material del evento?
- Reúne y comprueba todo el material entre 24 y 48 horas antes. Las huchas, cajas de caudales, mapas y formularios deben estar listos antes de que lleguen los voluntarios.
- ¿Cuántos vasos necesito para una recaudación?
- Calcula dos vasos reutilizables por asistente cuando se sirvan café o té durante varias horas. Añade un 10 % de reserva para pérdidas, derrames o cambios de bebida.
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