Cocktailworkshop organiseren: checklist en planning

Een cocktailworkshop staat of valt met een goede voorbereiding van de bar en de werkstations. Reserveer eerst de locatie en boek een cocktailtrainer; leg daarna het programma, de recepten en het aantal deelnemers vast. Verzamel dieetwensen op tijd, zodat je boodschappen en verse ingrediënten kloppen. Op de dag zelf draait het vooral om gekoelde dranken, voldoende ijs, schoon glaswerk en een ingerichte werkplek per groep. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Cocktailtrainer boeken
Workshopprogramma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Cocktailrecepten selecteren
2 personen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Boodschappen bestellen
Extra glaswerk regelen
Muziek afspeellijst maken
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen controleren
2 personen
Verse ingrediënten inkopen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Fruit en kruiden voorbereiden
2 personen
Cocktailrecepten printen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Werkstations inrichten
4 personen
Glaswerk klaarzetten
2 personen
Bar inrichten
2 personen
Ingrediënten klaarzetten
3 personen
Garnituren klaarzetten
2 personen
Muziek en verlichting testen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Workshopregels toelichten
Cocktailtechnieken demonstreren
Eerste cocktail begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
2 personen
Glazen en ijs aanvullen
2 personen
Tweede cocktail begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Derde cocktail begeleiden
4 personen
Alcoholvrije varianten serveren
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Lege flessen verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Glazen en servies afwassen
3 personen
Werkstations schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Werktafelsaantal 4
Stoelenaantal 28
Buffettafelaantal 2
Barkrukkenaantal 6

Servies

Highballglazenaantal 30
Rocks glazenaantal 30
Coup glazenaantal 30
Wijnglazenaantal 30
Waterglazenaantal 30
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Cocktailservettenaantal 150

Apparatuur

Cocktailshakersaantal 12
Maatbekersaantal 12
Barlepelsaantal 12
Strainersaantal 12
Citruspersenaantal 6
Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Blendersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeaker

Keuken

IJsboxenaantal 4
IJslepelsaantal 6
Schenkbekersaantal 12
Mengkommenaantal 8
Serveertraysaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Menukaartstandaardsaantal 6
Vaasjesaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Vloertrekkersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per deelnemer minimaal één werkplek en tel per recept het benodigde glaswerk, ijs en garnituur op. Zo voorkom je dat deelnemers op elkaar moeten wachten met één shaker of citruspers.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de workshop. Pas daarna de cocktailrecepten en boodschappen aan; alcoholvrije varianten en allergieën worden anders snel vergeten.
Zet dranken en ijs niet pas bij aanvang klaar. Koel dranken enkele uren vooraf en houd extra ijs in ijsboxen achter de hand, zodat het eerste uur niet stilvalt.
Richt de ruimte minstens 60 minuten vooraf in: ventileer, plaats tafels en stoelen, maak werkstations en zet bar, glaswerk en afvalbakken klaar.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld starttijd, duur, bereikbaarheid, eventuele kledingwaarschuwing en dat ze op tijd moeten zijn voor de uitleg van de trainer.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een cocktailworkshop te organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, cocktailtrainer en het programma. Verstuur uitnodigingen daarna direct en verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor de workshop.
Hoeveel cocktails maak je tijdens een cocktailworkshop?: Reken voor een workshop van ongeveer 2 uur op 2 tot 3 cocktails per deelnemer, afhankelijk van de recepten en uitleg. Plan daarnaast water en een alcoholvrije optie per deelnemer.
Hoeveel glaswerk heb ik nodig voor een cocktailworkshop?: Voorzie minimaal één glas per geplande cocktail per deelnemer en tel 10 tot 15 procent reserve. Gebruik passende typen, zoals highballglazen, rocks glazen of coupglazen, zodat je tussendoor niet hoeft af te wassen.
Wanneer richt je de cocktailworkshop in?: Open de locatie minimaal 60 minuten vooraf. Gebruik die tijd voor ventileren, tafels en stoelen, werkstations, bar, glaswerk, recepten, gekoelde dranken en ijs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.