Cocktailproeverij organiseren: checklist en planning

Een cocktailproeverij staat of valt met een goede volgorde: eerst bepaal je het menu en de locatie, daarna regel je gasten, glaswerk en apparatuur. Verzamel dieetwensen en bepaal ook alcoholvrije opties voordat je boodschappen doet. Plan verse ingrediënten, ijs, garnering en koeling zo laat mogelijk. Op de dag zelf werk je van voorbereiden naar klaarzetten, zodat het cocktailstation bij de start compleet is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Cocktailmenu samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Inkooplijst controleren
2 personen
Benodigdheden reserveren
Cocktailrecepten uitschrijven
Proefglazen controleren
Alcoholvrije opties bepalen
Tafelschikking maken
Cocktailkaartjes printen
Naamkaartjes printen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Glazen en apparatuur ophalen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Fruit en garnering voorbereiden
2 personen
Siroop en mixers voorbereiden
2 personen
Cocktailstation indelen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Proefglazen klaarzetten
2 personen
Boodschappen en ijs klaarzetten
2 personen
Garnituren portioneren
2 personen
Cocktailstations bevoorraden
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Proeverij uitleggen
Eerste cocktailronde bereiden
3 personen
Tweede cocktailronde bereiden
3 personen
Derde cocktailronde bereiden
3 personen
Vierde cocktailronde bereiden
3 personen
Vijfde cocktailronde bereiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen verzamelen
2 personen
Water en koffie bijvullen
Laatste ronde afronden
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven drank veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Werkbladen schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Koelboxen legen en drogen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Proefglazenaantal 180
Longdrinkglazenaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordjesaantal 50
Besteksetsaantal 40
Cocktaillepelsaantal 12
Rietjesaantal 100

Apparatuur

Cocktailshakersaantal 6
Jiggersaantal 6
Barzevenaantal 6
Maatbekersaantal 6
Blendersaantal 2
IJsblokjesmachines
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en schilmesjesaantal 6
Citruspersenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatkannenaantal 6
Barlepelsaantal 6
Tangenaantal 6
Garneerbakjesaantal 12
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Cocktailmenukaartenaantal 12
Naamkaartjesaantal 35
Tafelnummersaantal 8
Vaasjesaantal 8
Slingersaantal 6

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledkaarsenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blik
Dweilmop
Herbruikbare vaatdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Beperk het proefmenu tot ongeveer 4 tot 6 cocktails. Schrijf per cocktail het recept uit en vermeld op de cocktailkaartjes ook eventuele allergenen of alcoholvrije varianten.
Controleer per gast minstens één proefglas en houd extra glazen achter de hand voor breuk of een extra ronde. Regel daarnaast aparte waterglazen; proeven zonder water tussendoor werkt minder goed.
Plan verse boodschappen, fruit en garnering op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Snijd citrus en portioneer garnituren pas kort voor de start, zodat ze niet uitdrogen.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet ijs pas vlak voor ontvangst klaar. Reken voor een proeverij met meerdere rondes op extra ijs voor shaken, koelen en serveren; een lege ijsbak halverwege leg je niet snel meer op te lossen.
Deel het cocktailstation vooraf in met shakers, jiggers, barzeven, cocktaillepels, snijplanken en garneerbakjes. Zet recepten, cocktailmenukaarten en naamkaartjes klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel cocktails serveer je bij een cocktailproeverij?: Plan meestal 4 tot 6 kleine proefcocktails per persoon. Houd de porties kleiner dan een normaal glas en bouw alcoholvrije opties in het menu in.
Hoeveel proefglazen heb ik nodig voor een cocktailproeverij?: Voorzie minimaal 1 proefglas per deelnemer per gelijktijdige ronde, plus ongeveer 10 procent extra. Bij 20 gasten en één ronde tegelijk zijn dus 22 glazen een praktisch minimum.
Wanneer moet ik ijs en verse ingrediënten kopen?: Koop houdbare producten eerder en haal verse ingrediënten bij voorkeur op de dag zelf of één dag vooraf. Zet het ijs pas vlak voor de start klaar, zodat het niet onnodig smelt.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een cocktailproeverij?: Stuur de uitnodiging ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de proeverij op. Zo kun je menu, alcoholvrije opties en inkoop nog aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.