LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een cocktailfestival organiseren

Een cocktailfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen drank inkopen. Je regelt eerst locatie, vergunningen en aanmeldingen, daarna het menu, materiaal en de personele bezetting. Vooral ijs, gekoelde opslag, voldoende glazen en een logische baropstelling worden snel onderschat. Met deze checklist werk je van planning naar uitvoering en zie je ook welke voorbereidingen je pas op de dag zelf doet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Vergunningen controleren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Cocktailmenu samenstellen

    2 personen

  • Cocktailrecepten uitwerken

    2 personen

  • Barmateriaal reserveren

  • Muziek afspeellijst maken

  • Leveringen bevestigen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken en ijs ophalen

    2 personen

  • Fruit en garnering voorbereiden

    3 personen

  • Cocktailsiropen maken

    2 personen

  • Glazen en materialen labelen

    2 personen

  • Tafels en stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Baropstelling plaatsen

    4 personen

  • Koelingen vullen

    3 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Muziek aansluiten

    2 personen

  • Werkstations inrichten

    4 personen

  • Hapjes schikken

    3 personen

  • Voorraad en kassa klaarzetten

    2 personen

Event

  • Cocktailstations bemannen

    6 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Cocktails serveren

    6 personen

  • Alcoholvrije cocktails serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Glazen verzamelen

    2 personen

  • Werkbladen schoonhouden

    2 personen

  • Voorraad tellen

  • Laatste bestellingen serveren

    4 personen

  • Bar afsluiten

    4 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Materialen sorteren

    3 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Cocktailbaraantal 2
  • Tafelsaantal 10
  • Statafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 40
  • Afvalbakkenaantal 6

Servies

  • Longdrinkglazenaantal 120
  • Wijnglazenaantal 100
  • Martiniglazenaantal 60
  • Shotglazenaantal 40
  • Bordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120
  • Serveerplankenaantal 12

Apparatuur

  • Koelkastenaantal 3
  • Koelboxenaantal 4
  • Blendersaantal 3
  • IJsblokjesmachinesaantal 2
  • Geluidsboxenaantal 2

Keuken

  • Cocktailshakersaantal 8
  • Jiggersaantal 8
  • Barlepelsaantal 8
  • Strainersaantal 8
  • Snijplankenaantal 6
  • Koks- en schilmesjesaantal 8
  • Maatbekersaantal 6
  • Schenktuitenaantal 20
  • Garneertangenaantal 8
  • Voorraadbakkenaantal 20

Decoratie

  • Slingersaantal 8
  • Menubordenaantal 4
  • Tafellopersaantal 10

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

  • Afwasbakkenaantal 4
  • Sponzenaantal 12
  • Schoonmaakemmersaantal 4
  • Vloertrekkersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Werk het cocktailmenu uiterlijk twee weken vooraf uit en test elk recept met de beschikbare cocktailshakers, jiggers, strainers en glazen. Noteer per cocktail hoeveel sterke drank, mixer, ijs en garnering nodig is.
  • Plan per cocktailstation minstens één medewerker en tel vooraf hoeveel drankjes per uur je verwacht. Zet extra cocktailshakers en glazen klaar, zodat een volle bar niet stilvalt tijdens het afwassen of bijvullen.
  • Regel gekoelde opslag vóór je boodschappen doet. Verdeel dranken over koelkasten en koelboxen en houd voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon plus extra ijs beschikbaar.
  • Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en vertaal ze naar concrete hapjes en cocktailopties. Label glazen, voorraadbakken en werkstations vooraf; dat voorkomt verwisselingen wanneer meerdere recepten tegelijk worden bereid.
  • Bereid fruit, garnering en cocktailsiropen eerder op de dag voor en richt de bar in deze volgorde in: ingrediënten, maatmateriaal, shaker, strainer, glas en garnering. Sluit muziek pas aan nadat koelingen, werkstations en kassa klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een cocktailfestival te organiseren?
Begin minstens 4 tot 6 weken vooraf met locatie, vergunningen en uitnodigingen. Werk het cocktailmenu en de materiaalreservering uiterlijk 2 weken voor het festival af; boodschappen en leveringen bevestig je in de laatste 3 dagen.
Hoeveel cocktails moet ik per persoon inkopen?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 cocktails per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Tel daarnaast alcoholvrije opties, mixers, garnering en extra ijs mee voor dieetwensen en onverwachte drukte.
Hoeveel ijs heb je nodig voor een cocktailfestival?
Plan minimaal 1 kilogram ijs per 4 tot 5 gasten per uur wanneer cocktails actief worden geshaket of gekoeld. Voor een festival van 4 uur met 40 gasten betekent dat ongeveer 32 tot 40 kilogram, exclusief ijs voor koelboxen.
Wanneer moet ik glazen en barbenodigdheden klaarzetten?
Label en tel glazen, cocktailshakers, jiggers, barlepels en strainers uiterlijk de dag ervoor. Zet de bar, koelingen en werkstations op de eventdag minstens 2 uur voor aanvang klaar, zodat je nog kunt bijvullen en een proefronde kunt doen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!