Checklist para organizar un festival de cócteles sin contratiempos

Un festival de cócteles necesita más que elegir varias bebidas. Primero tendrás que asegurar el lugar y los permisos, cerrar la lista de asistentes y recoger sus preferencias dietéticas. Después conviene probar las recetas, reservar el material de bar y calcular bebidas, hielo, vasos y fruta. Durante el montaje, la barra, las neveras y los puestos de trabajo deben estar listos antes de que llegue el primer invitado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Comprobar permisos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el menú de cócteles
2 personas
Desarrollar recetas de cócteles
2 personas
Reservar material de bar
Crear lista de reproducción
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger bebidas y hielo
2 personas
Preparar fruta y decoración
3 personas
Preparar siropes para cócteles
2 personas
Etiquetar vasos y materiales
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Colocar la barra
4 personas
Rellenar las neveras
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la música
2 personas
Montar los puestos de trabajo
4 personas
Disponer los aperitivos
3 personas
Preparar el stock y la caja
2 personas

Evento

Atender las barras de cócteles
6 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir cócteles
6 personas
Servir cócteles sin alcohol
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger los vasos
2 personas
Mantener limpias las superficies de trabajo
2 personas
Contar el inventario
Servir los últimos pedidos
4 personas
Cerrar el bar
4 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Bar de cóctelescant. 2
Mesascant. 10
Mesas altascant. 8
Sillascant. 40
Papeleracant. 6

Vajilla

Vasos altoscant. 120
Copas de vinocant. 100
Copas de Martinicant. 60
Vasos de chupitocant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tablas para servircant. 12

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Batidorascant. 3
Máquinas de cubitos de hielocant. 2
Altavocescant. 2

Cocina

Coctelerascant. 8
Jiggerscant. 8
Cucharas de barcant. 8
Coladorescant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y peladorescant. 8
Jarras medidorascant. 6
Vertedorescant. 20
Pinzas para guarnicióncant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 8
Carteles del menúcant. 4
Manteles runnerscant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Fregaderoscant. 4
Esponjascant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Limpiacristalescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el menú de cócteles con al menos 7 días de antelación y prueba cada receta en la cantidad que prepararás. Así detectarás ingredientes difíciles de conseguir y podrás calcular mejor el stock.
Calcula aproximadamente 2 o 3 cócteles por persona durante la primera hora y añade opciones sin alcohol. Compra y recoge las bebidas y el hielo con tiempo suficiente para mantener las neveras frías hasta la apertura.
Prepara la fruta, las guarniciones y los siropes el mismo día o como máximo la víspera. Guarda cada preparación en cajas cerradas y etiqueta los vasos y materiales para que los puestos no se mezclen.
Monta la barra, las mesas, las neveras y los puestos de trabajo al menos 2 horas antes de recibir a los invitados. Deja juntos las cocteleras, jiggers, cucharas, coladores y pinzas de cada estación.
Coloca carteles con el menú y separa claramente la zona de preparación, la caja y la recogida de vasos. Reserva una papelera cerca de la barra y comprueba la música, las entregas y el stock antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cócteles?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y enviar invitaciones. Deja la compra, la preparación de fruta y el montaje final para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuánto hielo necesito para un festival de cócteles?: Calcula entre 1 y 1,5 kg de hielo por persona para un evento de varias horas, incluyendo el hielo de los vasos y el de las neveras. Ten una reserva adicional de aproximadamente un 15 % por si hace calor o la barra trabaja más rápido de lo previsto.
¿Cuántos vasos hacen falta por persona?: Prepara al menos 2 vasos por invitado si habrá servicio continuo, y 3 si no tendrás un sistema rápido de lavado. Reparte el cálculo entre vasos altos, copas de vino, copas de Martini y vasos de chupito según el menú.
¿Cuándo debo montar la barra de cócteles?: Haz el montaje completo entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. La fruta, los siropes, el hielo y las bebidas deben estar listos en los últimos 30 minutos para conservarlos fríos y frescos.

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