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Cocktailfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Cocktailfestival steht und fällt mit einem gut getakteten Ablauf an der Bar. Reserviere die Location und prüfe Genehmigungen früh, verschicke danach Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In der letzten Woche legst du Menü, Rezepte, Barmaterial und Lieferungen fest. Am Veranstaltungstag zählen vorbereitete Garnituren, gekühlte Zutaten, beschriftete Gläser und besetzte Cocktailstationen, damit niemand lange wartet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cocktailmenü zusammenstellen

    2 Personen

  • Cocktailrezepte ausarbeiten

    2 Personen

  • Barmaterial reservieren

  • Musik-Playlist erstellen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke und Eis abholen

    2 Personen

  • Obst und Garnitur vorbereiten

    3 Personen

  • Cocktailsirupe herstellen

    2 Personen

  • Gläser und Materialien beschriften

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Baraufbau aufstellen

    4 Personen

  • Kühlboxen befüllen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Arbeitsstationen einrichten

    4 Personen

  • Snacks anrichten

    3 Personen

  • Lagerbestand und Kasse vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Cocktailstationen besetzen

    6 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Cocktails servieren

    6 Personen

  • Alkoholfreie Cocktails servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Arbeitsblätter sauber halten

    2 Personen

  • Bestände zählen

  • Letzte Bestellungen servieren

    4 Personen

  • Bar schließen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • CocktailbarAnz. 2
  • TischeAnz. 10
  • StehtischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • LongdrinkgläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • Martini-GläserAnz. 60
  • ShotgläserAnz. 40
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierbretterAnz. 12

Ausstattung

  • KühlschränkeAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • MixerAnz. 3
  • EiswürfelmaschinenAnz. 2
  • LautsprecherboxenAnz. 2

Küche

  • CocktailshakerAnz. 8
  • JiggerAnz. 8
  • BarlöffelAnz. 8
  • SiebeAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und SchälmesserAnz. 8
  • MessbecherAnz. 6
  • AusgießerAnz. 20
  • GarnierzangenAnz. 8
  • VorratsboxenAnz. 20

Dekoration

  • GirlandenAnz. 8
  • MenükartenAnz. 4
  • TischläuferAnz. 10

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • PutzeimerAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane pro Cocktailstation mindestens eine eingearbeitete Person ein; bei mehreren Stationen braucht es zusätzlich jemanden für Nachschub, Eis und sauberes Material.
  • Bereite Obst, Garnituren und selbst gemachte Sirupe spätestens am Vortag vor. Schneide empfindliche Garnitur erst kurz vor Beginn und lagere sie gekühlt in Vorratsboxen.
  • Hole Getränke und Eis nicht erst zum Einlass ab. Lege die Abholung so, dass Kühlboxen und Kühlschränke mindestens 60 Minuten vor dem Festival befüllt werden können.
  • Beschrifte Gläser, Rezepte und Arbeitsstationen vor dem Aufbau. Das spart während des Betriebs Rückfragen und verhindert, dass Martini-, Longdrink- und Shotgläser durcheinandergeraten.
  • Prüfe die Musik- und Bartechnik vor den Gästen: Lautsprecher, Mixer, Shaker, Jigger, Barlöffel, Siebe und Ausgießer sollten mindestens 30 Minuten vor Beginn einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Cocktailfestival planen?
Reserviere die Location und kläre Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Menü, Rezepte und Barmaterial sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Eis brauche ich für ein Cocktailfestival?
Rechne grob mit 1 bis 1,5 kg Eis pro Gast, abhängig von Dauer und Cocktailauswahl. Halte zusätzlich Kühlboxen für Nachschub bereit und stelle sicher, dass das Eis spätestens 60 Minuten vor Beginn gekühlt vor Ort ist.
Wie viele Cocktails sollte ich pro Person einplanen?
Für die ersten zwei Stunden kannst du mit etwa 2 bis 3 Cocktails pro Person rechnen; bei längeren Festivals kommen ungefähr 1 bis 2 weitere pro Stunde hinzu. Plane alkoholfreie Varianten und Sonderwünsche separat ein.
Wann muss ich die Garnitur für Cocktails vorbereiten?
Wasch Obst und Kräuter am Vortag und lagere sie gekühlt. Schneide Zitrusfrüchte und richte empfindliche Garnituren etwa 60 bis 90 Minuten vor dem Start an.

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