La checklist pour organiser votre festival de cocktails

Un festival de cocktails demande surtout une bonne organisation du bar et un calendrier précis. Commencez par réserver le lieu, vérifier les autorisations et envoyer les invitations, puis fixez le menu avant de commander le matériel et les boissons. Les dernières 24 heures servent aux courses, à la glace, aux garnitures et aux sirops. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les postes, remplir les réfrigérateurs et répartir les rôles derrière le bar.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer le menu des cocktails
2 personnes
Élaborer des recettes de cocktails
2 personnes
Réserver le matériel de bar
Créer la playlist musicale
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons et la glace
2 personnes
Préparer les fruits et la garniture
3 personnes
Préparer des sirops à cocktails
2 personnes
Étiqueter les verres et le matériel
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’aménagement du bar
4 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Installer les postes de travail
4 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer les stocks et la caisse
2 personnes

Événement

Tenir les postes de cocktails
6 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir les cocktails
6 personnes
Servir des cocktails sans alcool
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Rassembler les verres
2 personnes
Garder les plans de travail propres
2 personnes
Compter le stock
Servir les dernières commandes
4 personnes
Fermer le bar
4 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bar à cocktailsqté 2
Tablesqté 10
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 40
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à long drinkqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à martiniqté 60
Verres à shotqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Planches de serviceqté 12

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 4
Mixeursqté 3
Machines à glaçonsqté 2
Enceintesqté 2

Cuisine

Shakers à cocktailqté 8
Jiggersqté 8
Cuillères de barqté 8
Passoiresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux d’officeqté 8
Verres doseursqté 6
Becs verseursqté 20
Pinces à garnitureqté 8
Bacs de stockageqté 20

Décoration

Guirlandesqté 8
Panneaux de menuqté 4
Chemins de tableqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Épongesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le menu des cocktails au moins deux semaines avant l’événement. Cela permet de finaliser les recettes, de prévoir les besoins alimentaires et de vérifier chaque quantité à acheter.
Ne commandez pas la glace au dernier moment : confirmez la livraison plusieurs jours avant, puis prévoyez des glacières pour garder une réserve près des postes de travail.
Préparez les fruits, les garnitures et les sirops la veille. Conservez-les dans des bacs fermés et étiquetés afin que le service puisse commencer sans découpe ni dosage improvisé.
Installez un poste par cocktail ou par famille de cocktails. Placez shaker, jigger, cuillère, passoire, verres et bacs de stockage dans cet ordre pour réduire les allers-retours pendant le service.
Gardez une réserve séparée pour les boissons, les verres et la glace. Vérifiez-la avant l’arrivée des invités et désignez une personne chargée de suivre les stocks et la caisse pendant le festival.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de cocktails ?: Prévoyez idéalement quatre à six semaines. Réservez le lieu et vérifiez les autorisations au début, puis envoyez les invitations et finalisez le menu environ deux semaines avant.
Quand préparer les cocktails et les garnitures ?: Préparez les sirops et les garnitures la veille, puis installez les postes le jour même. Les fruits coupés doivent rester au frais jusqu’au début du service.
Combien de glace faut-il prévoir pour un festival de cocktails ?: Comptez environ 1 à 1,5 kg de glace par personne pour une réception de plusieurs heures, davantage si les cocktails sont principalement servis sur glace. Gardez une partie de la réserve dans des glacières.
Combien de verres faut-il pour un festival de cocktails ?: Prévoyez au minimum deux verres par invité si vous organisez un lavage ou un remplacement en cours de soirée, et trois si les verres usagés ne sont pas récupérés rapidement. Répartissez les formats selon les recettes du menu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.