Co-creatiesessie organiseren: checklist en planning

Een co-creatiesessie vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een programma. Je regelt vooraf de deelnemers, aanmeldingen, werkvormen en groepsindeling, en zorgt dat werkbladen en presentatiemateriaal klaarstaan. Op de dag zelf moeten registratie, werkstations, catering en techniek zonder zoeken beschikbaar zijn. Met deze checklist werk je stap voor stap van uitnodiging naar een goed voorbereide sessie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Ruimte reserveren
Programma uitwerken
2 personen
Werkvormen selecteren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringbestelling plaatsen
Definitieve deelnemers bevestigen
Groepsindeling voorbereiden
Werkbladen opmaken
Presentatie voorbereiden
Benodigdheden controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
Werkbladen printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Deelnemers herinneren

Event

Ruimte openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkstations inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Presentatiemateriaal testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel vullen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Opening verzorgen
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
Eerste werksessie begeleiden
3 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede werksessie begeleiden
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Werkresultaten presenteren
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Laatste drankenronde verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Werkstations leeghalen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 55
Ontbijtbordenaantal 55
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 55
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Draagbare speaker

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 55
Tafelkledenaantal 8
Kleurrijke slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Wegwijzersaantal 6

Workshopmateriaal

Flip-overbordenaantal 6
Flip-overpapieraantal 12
Stiftenaantal 60
Post-itsaantal 30
Werkbladenaantal 60
Pennenaantal 60
Plakbandrollenaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 8
Vloertrekker
Emmersaantal 2
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen verstuurd zijn en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen vóór je de cateringbestelling plaatst.
Reserveer de ruimte vroeg genoeg voor de gewenste opstelling: tafels en stoelen voor de deelnemers, aparte buffettafels en een registratietafel. Plan extra tijd voor opbouwen en opruimen.
Test beamer, laptop, HDMI-kabel, projectiescherm en speaker uiterlijk één werkdag vooraf. Leg stekkerdozen en verlengkabels klaar, zodat je op locatie niet naar aansluitingen hoeft te zoeken.
Maak de groepsindeling nadat de definitieve deelnemers zijn bevestigd. Leg naamkaartjes, werkbladen en andere materialen per werkstation klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Zet koffie, thee en water vóór de start klaar met koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen. Zet dranken koud en controleer ook servies, bestek, afvalbakken en serveerbladen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een co-creatiesessie organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen en ruimte. Werkvormen, programma en materialen leg je uiterlijk 2 weken vooraf vast; de definitieve deelnemers bevestig je in de laatste week.
Wanneer moet ik de catering voor een co-creatiesessie bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen voldoende stabiel zijn, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen vóór de bestelling en controleer het definitieve aantal deelnemers 2 tot 3 dagen voor de sessie.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een co-creatiesessie op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, werkstations, registratie en catering. Plan daarnaast 30 minuten om laptop, beamer, presentatie, HDMI-kabel en speaker te testen.
Wat moet ik de deelnemers van een co-creatiesessie sturen?: Stuur de uitnodiging minimaal 3 weken vooraf en een herinnering 2 tot 3 dagen voor de sessie. Vermeld programma, starttijd, locatie, eventuele voorbereiding en een uiterste datum voor aanmelden en dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.