Checklist para organizar una sesión de co-creación

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista definitiva de participantes antes de preparar los grupos y las mesas. Así sabrás cuántos puestos de trabajo, sillas, hojas y tarjetas con nombres necesitas.
• Planifica el catering después de recoger las preferencias dietéticas, no antes. Haz el pedido cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y confirma las cantidades con la lista final.
• Prueba la presentación completa con el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, las regletas y los alargadores. Hazlo antes del día del evento para detectar incompatibilidades o falta de enchufes.
• Prepara cada mesa de trabajo con antelación y separa los materiales por dinámica. Imprime las hojas de trabajo y comprueba los suministros antes de abrir el espacio, no durante el registro.
• Reserva tiempo para el montaje el mismo día: coloca mesas y sillas, prepara la mesa de registro, enfría las bebidas y revisa el sonido. Abrir la sala con todo listo evita retrasos desde el primer minuto.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una sesión de co-creación?

Envíalas al menos 3 semanas antes de la sesión para dejar tiempo a las respuestas y a la inscripción. Cierra la confirmación definitiva entre 3 y 5 días antes, cuando ya puedas preparar grupos, catering y materiales.

¿Cuántas mesas necesito para una sesión de co-creación?

Calcula una mesa de trabajo por grupo y deja espacio para la mesa de registro y las mesas del buffet. Define primero el tamaño de los grupos y el programa; después confirma la cantidad de mesas y sillas antes de reservar el espacio.

¿Cuándo debo pedir el catering para una sesión de co-creación?

Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y realiza el pedido cuando falten aproximadamente 7 días, si el proveedor lo permite. Revisa las cantidades de nuevo entre 3 y 5 días antes con la lista definitiva.

¿Con cuánta antelación hay que preparar la sala?

Reserva entre 2 y 3 horas para colocar mesas, sillas y puestos de trabajo, preparar el registro y probar la presentación. Enfría las bebidas y deja el material distribuido antes de que lleguen los participantes.

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