Checklist pour organiser une session de co-création

Une session de co-création réussie repose sur une préparation précise, surtout lorsque les participants travaillent en petits groupes. Commencez par cadrer les inscriptions et les besoins alimentaires, puis réservez une salle adaptée au programme et aux postes de travail. Dans les derniers jours, vérifiez les supports, les branchements et la répartition des groupes. Le jour J, prévoyez du temps pour installer les tables, tester la présentation et accueillir les participants sans précipitation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Réserver la salle
Élaborer le programme
2 personnes
Sélectionner les activités
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande traiteur
Confirmer les participants définitifs
Préparer la répartition des groupes
Dresser les plans de travail
Préparer la présentation
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Imprimer les feuilles de travail
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Rappeler les participants

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les postes de travail
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Remplir la table d’accueil
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les badges
Assurer l’ouverture
Animer le tour de présentation
2 personnes
Animer la première séance de travail
3 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer la deuxième séance de travail
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Présenter les résultats du travail
2 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Vider les postes de travail
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 55
Assiettes à petit-déjeunerqté 55
Verresqté 60
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 55
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Enceinte portable

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 55
Nappesqté 8
Guirlandes coloréesqté 6
Compositions floralesqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Matériel d'atelier

Chevalets de conférenceqté 6
Papier pour chevaletqté 12
Marqueursqté 60
Post-itqté 30
Feuilles de travailqté 60
Stylosqté 60
Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 8
Raclette de sol
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses et confirmer les besoins alimentaires avant de commander le traiteur. Gardez une date limite d’inscription clairement indiquée.
Réservez une salle qui permet d’installer les tables de travail, les chaises et les postes de groupe sans bloquer la circulation. Prévoyez aussi un espace distinct pour l’accueil, les manteaux et le buffet.
Préparez la répartition des groupes et les plans de travail au plus tard la veille. Imprimez les feuilles de travail et les badges nominatifs en fonction du nombre définitif de participants.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les multiprises et les rallonges avant l’arrivée du premier participant. Une présentation testée pendant 10 minutes évite de perdre le début de la séance.
Mettez les boissons au frais et préparez le café avant l’ouverture de la salle. Installez la table d’inscription, puis vérifiez les tables, les chaises, les postes de travail et le matériel de présentation dans cet ordre.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une session de co-création ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour établir la liste des participants, envoyer les invitations, ouvrir les inscriptions et réserver la salle. Gardez les 2 derniers jours pour confirmer les participants, les groupes, le traiteur et le matériel.
Quand faut-il confirmer les participants à une session de co-création ?: Fixez une date limite 5 à 7 jours avant la session. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les informations alimentaires, d’imprimer les badges et d’adapter la répartition des groupes.
Quel matériel prévoir pour une session de co-création ?: Prévoyez au minimum un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, des multiprises et des rallonges pour la présentation. Pour le travail en groupe, ajoutez une table et des chaises par poste, ainsi que les feuilles de travail imprimées.
Quand installer la salle pour une session de co-création ?: Ouvrez la salle au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez ce temps pour installer les tables et les chaises, préparer les postes de travail, organiser l’accueil, mettre les boissons en place et tester la présentation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.