Co-Creation-Session organisieren: die praktische Checkliste
Eine Co-Creation-Session steht und fällt mit klarer Vorbereitung: Die Teilnehmenden müssen rechtzeitig zusagen, der Raum braucht passende Arbeitsstationen und Technik, und Materialien dürfen nicht erst am Veranstaltungstag fehlen. Plane zuerst Ziel, Programm und Lernmethoden, danach Anmeldung, Gruppen und Verpflegung. In den letzten Tagen geht es um Ausdrucke, Namensschilder, Techniktest und den Aufbau. So bleibt am Tag selbst Zeit für Registrierung und Moderation statt für kurzfristige Besorgungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Teilnehmerliste zusammenstellen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Raum reservieren
Programm ausarbeiten
2 Personen
Lernmethoden auswählen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Cateringbestellung aufgeben
Endgültige Teilnehmer bestätigen
Gruppeneinteilung vorbereiten
Arbeitsblätter vorbereiten
Präsentation vorbereiten
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
Namensschilder erstellen
Arbeitsblätter ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
Teilnehmer erinnern
Event
Raum öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Arbeitsstationen einrichten
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Empfangstisch bestücken
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Namensschilder verteilen
Eröffnung betreuen
Kennenlernrunde moderieren
2 Personen
Erste Arbeitssession begleiten
3 Personen
Kaffeepause servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Zweite Arbeitssession begleiten
3 Personen
Abendbuffet servieren
3 Personen
Arbeitsergebnisse präsentieren
2 Personen
Networking begleiten
2 Personen
Letzte Getränkerunde servieren
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Arbeitsstationen leer räumen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 2
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 55
- FrühstückstellerAnz. 55
- GläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 55
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 55
- TischdeckenAnz. 8
- Bunte GirlandenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
Workshopmaterial
- FlipchartsAnz. 6
- Flipchart-PapierAnz. 12
- StifteAnz. 60
- Post-itsAnz. 30
- ArbeitsblätterAnz. 60
- StifteAnz. 60
- KlebebandrollenAnz. 6
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- MikrofasertücherAnz. 8
- Bodenabzieher
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und bestätige die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Tage vor der Session. Erst danach lassen sich Gruppeneinteilung, Arbeitsblätter und Catering verlässlich festlegen.
- Plane pro Arbeitsgruppe eine eigene Station mit Tisch, Stühlen und den benötigten Materialien. Prüfe außerdem mindestens 48 Stunden vorher, ob Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel zusammenpassen.
- Drucke Arbeitsblätter und Präsentationsunterlagen nicht erst am Vorabend. Rechne pro Person mit einem Exemplar und drucke 5 bis 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen oder beschädigte Blätter.
- Erfasse Ernährungswünsche beim Anmeldeformular und gib die Cateringbestellung nach der Anmeldefrist auf. Stelle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt und bereite Kaffee, Wasserkocher oder Thermoskannen vor.
- Öffne den Raum 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Baue zuerst Tische, Stühle, Arbeitsstationen und den Registrierungstisch auf, teste anschließend die Präsentation und bringe Namensschilder sowie Wegweiser an.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Co-Creation-Session planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladung, Raumreservierung und Programm. Die Anmeldung sollte mindestens 2 Wochen vor dem Termin geöffnet sein, damit du Gruppen und Verpflegung planen kannst.
- Wann muss die Teilnehmerzahl für eine Co-Creation-Session feststehen?
- Lege die endgültige Teilnehmerzahl 3 bis 5 Tage vor der Session fest. Dann kannst du Catering, Sitzordnung, Gruppeneinteilung, Namensschilder und Arbeitsblätter ohne große Nacharbeit vorbereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Co-Creation-Session?
- Plane 60 bis 90 Minuten für Raum, Arbeitsstationen, Registrierungstisch und Präsentationstechnik ein. Wenn mehrere Tische, ein Buffet und eine Dekoration aufgebaut werden, ist eine zweite Aufbauperson sinnvoll.
- Was muss man bei der Technik für eine Co-Creation-Session prüfen?
- Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens am Vortag und noch einmal 30 Minuten vor Beginn. Öffne die Präsentation vollständig, damit du Auflösung, Ton und die benötigten Anschlüsse tatsächlich siehst.
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