Clubkerstmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een clubkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen neerzetten en versiering ophangen. Je regelt eerst de ruimte, vergunningen en marktkramen, daarna de deelnemers, verkoopindeling en voorraad. In de laatste dagen controleer je vooral betalingen, allergenen, verlichting en warme dranken. Deze checklist helpt je om de 42 taken stap voor stap af te werken en de 45 benodigde spullen op tijd beschikbaar te hebben.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en ruimte vastleggen
2 personen
Marktkramen reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoopkraampjes indelen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Allergenenoverzicht maken
Plattegrond en looproute maken
2 personen
Benodigdheden controleren
2 personen
Voorraadlijst bijwerken
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Glühwein voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tenten en kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting aansluiten
3 personen
Kerstversiering ophangen
4 personen
Kraampjes inrichten
6 personen
Buffet en bar klaarzetten
4 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Event
Ontvangst bezoekers bemannen
2 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Eten en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kraampjes aanvullen
2 personen
Tafels en afval controleren
2 personen
Dieetgerechten apart houden
Laatste verkoopronde aankondigen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Decoratie en verlichting opbergen
3 personen
Voorraad tellen en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 6
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Statafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 120
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 4
- Tafellopersaantal 12
- Prijskaartjesaantal 60
- Naambordjesaantal 20
- Krijtbordenaantal 8
Verlichting
- Lichtslangenaantal 8
- Batterijlampjesaantal 12
- LED-kaarsenaantal 24
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Muziekspeler
- Kassaboxenaantal 2
- Pinautomaat
- Thermoskannenaantal 6
- Warmhoudketelsaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Snoerenbindersaantal 20
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 12
- Schenkkanenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Snijmattenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de ruimte, datum en marktkramen minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of tenten, lichtslangen en verlengkabels binnen en buiten gebruikt mogen worden.
- Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de markt. Dan heb je tijd om dieetwensen, allergenen en de kraamindeling te verwerken.
- Maak één plattegrond met verkoopkraampjes, buffet, bar, kassa’s, kapstokken en afvalbakken. Houd looproutes minimaal 1,2 meter breed en plaats statafels niet voor uitgangen.
- Koel dranken 24 uur vooraf en bereid glühwein en hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf. Zet thermoskannen, warmhoudketels, glazen en koffiekopjes apart klaar voordat de bezoekers komen.
- Test pinautomaten, kassaboxen, muziek en alle verlichting minstens 2 uur voor opening. Leg voldoende wisselgeld, snoerenbinders en reservebatterijen klaar; die worden bij de opbouw vaak vergeten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een clubkerstmarkt organiseren?
- Begin ongeveer 8 weken vooraf met de datum, ruimte, marktkramen en vergunningen. Stuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de markt en rond de deelnemersindeling 10 tot 14 dagen vooraf af.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een clubkerstmarkt?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna op 1 tot 2 per uur. Neem warme dranken, frisdrank en water apart op in je voorraadlijst en koel de dranken uiterlijk de dag ervoor.
- Wanneer moet ik de kraampjes en verlichting opbouwen?
- Plan minimaal 3 uur voor opening voor tenten, marktkramen, tafels, versiering en verlichting. Test lichtslangen, batterijlampjes, stekkerdozen en verlengkabels direct na het aansluiten.
- Hoe regel ik betalingen op een clubkerstmarkt?
- Wijs per verkoopzone één betaalverantwoordelijke aan en leg kassaboxen, pinautomaten en wisselgeld minstens 2 uur voor opening klaar. Test iedere pinautomaat met een kleine controlebetaling voordat bezoekers binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!