Checklist para el mercadillo navideño del club
Un mercadillo navideño del club necesita más coordinación que una reunión habitual: hay puestos, visitantes, comida, bebidas, cobros e iluminación que preparar. Empieza cerrando la fecha y el espacio, y deja los permisos y las inscripciones resueltos antes de confirmar proveedores. Durante la última semana, comprueba el inventario, confirma la distribución de los puestos y prepara todo lo que no sea perecedero. El día del evento, reserva varias horas para montar carpas, mesas, decoración, buffet y barra antes de abrir la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el espacio
2 personas
Reservar puestos de mercado
Comprobar permisos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir los puestos de venta
2 personas
Confirmar proveedores
Elaborar un resumen de alérgenos
Crear el plano y el recorrido
2 personas
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Actualizar la lista de inventario
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar vino caliente
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar tiendas y puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración navideña
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Preparar el buffet y la barra
4 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Evento
Atender la recepción de visitantes
2 personas
Servir bebidas calientes
2 personas
Servir comida y aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los puestos
2 personas
Comprobar mesas y residuos
2 personas
Separar los platos especiales de dieta
Anunciar la última ronda de ventas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Guardar la decoración y la iluminación
3 personas
Contar y guardar el inventario
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 6
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 3
- Bolas de Navidadcant. 120
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 4
- Manteles runnerscant. 12
- Etiquetas de preciocant. 60
- Pancartas con nombrescant. 20
- Pizarrascant. 8
Iluminación
- Cables de lucescant. 8
- Lámparas de bateríacant. 12
- Velas LEDcant. 24
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Reproductor de música
- Cajas de cajacant. 2
- Cajero automático
- Termoscant. 6
- Mantener calientecant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Bridascant. 20
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarrascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharonescant. 8
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Tapetes de cortecant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y los permisos al menos 4 semanas antes. Si participan vendedores externos, confirma también cuántos puestos caben y qué requisitos deben cumplir.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 10 a 14 días. Usa esos datos para preparar el resumen de alérgenos y evitar cambios de última hora en el buffet.
- Dibuja el plano una semana antes y deja pasillos de circulación claros entre los puestos. Reserva una zona visible para recepción, caja, bebidas y papeleras, sin bloquear las entradas.
- Haz la compra de productos no perecederos entre 3 y 5 días antes, actualiza el inventario y enfría las bebidas la víspera. Calcula al menos un termo por cada 20 personas si vas a servir vino caliente o café.
- Programa el montaje con 3 horas de margen como mínimo. Comprueba antes de abrir las regletas, cables alargadores, iluminación, altavoces, cambio de caja, etiquetas de precio y carteles con los nombres de los puestos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño del club?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, espacio, permisos y puestos. Deja las inscripciones y la confirmación de proveedores cerradas como máximo 10 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo navideño?
- Reserva al menos 3 horas antes de la apertura para montar carpas, mesas, sillas, puestos, decoración e iluminación. Añade 30 minutos para probar los cables, altavoces, caja y recorrido de visitantes.
- ¿Cuántos puestos caben en un mercadillo navideño?
- Depende del espacio y de la anchura de los pasillos, así que dibuja el plano antes de aceptar inscripciones. Como referencia práctica, deja entre 1,2 y 1,5 metros de paso libre y coloca los puestos sin bloquear entradas ni salidas.
- ¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?
- Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y prepara los aperitivos el mismo día, siguiendo sus necesidades de conservación. Enfría las bebidas la víspera y prepara el vino caliente durante las horas previas a la apertura.
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