La checklist du Marché de Noël du club

Un Marché de Noël de club se prépare en plusieurs étapes, des réservations jusqu’à l’accueil des visiteurs. Commencez par fixer la date, la salle et les autorisations, puis coordonnez les exposants, les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer les fournisseurs, vérifier le stock et préparer le plan des stands. Le jour même, prévoyez assez de temps pour monter les tentes, installer l’éclairage, refroidir les boissons et organiser la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et la salle
2 personnes
Réserver les stands du marché
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les stands de vente
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Créer le récapitulatif des allergènes
Créer le plan et le parcours
2 personnes
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Mettre à jour la liste de stock
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le vin chaud
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Monter les tentes et les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Suspendre les décorations de Noël
4 personnes
Aménager les stands
6 personnes
Mettre en place le buffet et le bar
4 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Servir les plats et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les stands
2 personnes
Vérifier les tables et les déchets
2 personnes
Garder les plats diététiques à part
Annoncer le dernier tour de vente

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Ranger la décoration et l’éclairage
3 personnes
Compter et ranger les stocks
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 6
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Chemins de tableqté 12
Étiquettes de prixqté 60
Badges nominatifsqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pileqté 12
Bougies LEDqté 24
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Caissesqté 2
Terminal de paiement
Thermosqté 6
Bains-marieqté 3
Glacièresqté 4
Serre-câblesqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Tapis de découpeqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et vérifiez les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Certaines démarches prennent plus de temps que prévu, surtout si vous utilisez des tentes ou de l’éclairage supplémentaire.
Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les stands, de recueillir les allergies et de préparer un récapitulatif clair pour les visiteurs.
Confirmez les fournisseurs et mettez à jour la liste de stock 7 jours avant l’ouverture. Contrôlez notamment les gobelets, tasses, thermos, glacières, multiprises, rallonges et serre-câbles.
Prévoyez au moins 3 heures d’installation avant l’arrivée du public. Montez d’abord les tentes et les stands, puis installez les tables, les chaises, l’éclairage, les décorations et enfin le buffet et le bar.
Préparez la caisse et la monnaie avant l’ouverture, et testez le terminal de paiement le jour même. Gardez une personne identifiable à l’accueil pendant les 30 premières minutes pour orienter les visiteurs et répondre aux questions sur les allergènes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Marché de Noël du club ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver la salle, vérifier les autorisations, inviter les exposants et traiter les inscriptions. Gardez la dernière semaine pour les confirmations, les achats et le plan d’installation.
Quand faut-il arrêter les inscriptions au Marché de Noël ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 3 semaines avant l’événement. Ce délai permet de répartir les stands, recueillir les besoins alimentaires et préparer les badges ainsi que les informations sur les allergènes.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Comptez au minimum 3 heures avant l’ouverture au public. L’installation comprend le montage des tentes, les tables et chaises, l’éclairage, les décorations, les stands de vente, le buffet et la caisse.
Quand préparer le vin chaud et les boissons ?: Refroidissez les boissons le jour précédent et préparez le vin chaud le jour même, suffisamment tôt pour qu’il soit prêt à servir à l’ouverture. Vérifiez aussi les thermos, les bains-marie, les tasses et les verres avant l’arrivée des visiteurs.

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