Clubconcert organiseren: checklist en planning

Een clubconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een band en een podium. Je regelt tegelijk artiesten, contracten, locatie, ticketverkoop, techniek, publieksinformatie en de ontvangst op de avond zelf. Plan eerst programma, begroting en reserveringen; werk daarna toe naar promotie, bezoekersregistratie en de productie. Deze checklist helpt je controleren wat vaak te laat gebeurt, zoals geluidscontrole, artiestenbegeleiding, nooduitgangen en gekoelde boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bepaal programma en artiesten
2 personen
Bevestig artiestencontracten
Reserveer de concertlocatie
Reserveer geluidsapparatuur
Reserveer lichtapparatuur
Maak bezoekersbegroting
2 personen
Maak online ticketpagina
Ontwerp concertposter
Publiceer concertaankondiging
Verstuur uitnodigingen
2 personen
Maak publieksinformatie
Maak vrijwilligersrooster
Verwerk aanmeldingen
2 personen
Verzamel dieetwensen
Maak artiestenplanning
2 personen
Maak zaalindeling
2 personen
Bestel drukwerk
Bevestig leveranciers
Controleer ticketverkoop
Maak gastenlijst
Koop houdbare boodschappen
2 personen
Haal gekoelde boodschappen
2 personen
Laad apparatuur in
3 personen

Event

Maak ontvangstbalie klaar
2 personen
Controleer toegang en nooduitgangen
2 personen
Laad en test geluidsapparatuur
3 personen
Plaats microfoons en standaards
2 personen
Stel lichtapparatuur op
3 personen
Plaats podiumelementen
4 personen
Plaats stoelen en tafels
3 personen
Hang bewegwijzering op
2 personen
Breng decoratie aan
2 personen
Richt garderobe in
2 personen
Zet backstage klaar
2 personen
Koel dranken
2 personen
Bereid hapjes voor
3 personen
Vul bar en buffetten
3 personen
Maak artiestenmaaltijden klaar
2 personen
Voer soundcheck uit
4 personen
Brief toegangsmedewerkers
3 personen
Brief barpersoneel
3 personen
Open garderobe
2 personen
Ontvang bezoekers
4 personen
Controleer tickets
3 personen
Beheer garderobe
2 personen
Serveer drankjes
4 personen
Serveer hapjes
2 personen
Verzorg artiesten
Start eerste optreden
2 personen
Wissel bands
3 personen
Vul dranken bij
2 personen
Vul hapjes bij
2 personen
Start hoofdoptreden
2 personen
Sluit bar
3 personen
Begeleid bezoekers naar buiten
3 personen

Nazorg

Verzamel gevonden voorwerpen
2 personen
Ruim bar en buffet op
3 personen
Ruim zaalmeubilair op
4 personen
Breek geluidsapparatuur af
3 personen
Breek lichtapparatuur af
3 personen
Ruim podium af
4 personen
Was servies en glazen af
3 personen
Verwijder decoratie
2 personen
Scheid afval
2 personen
Maak zaal en foyer schoon
4 personen
Maak toiletten schoon
2 personen
Controleer inventaris
2 personen
Retourneer gehuurde apparatuur
2 personen
Breng geleende spullen terug
2 personen
Verwerk kassabonnen
Meld schade aan locatie
Beantwoord bezoekersvragen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Statafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Garderobehangersaantal 180
Podiumdelenaantal 8
Artiestentafelsaantal 3
Artiestenstoelenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 80

Apparatuur

Mengpaneel
PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 3
Zangmicrofoonsaantal 4
Instrumentmicrofoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 8
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 10
Laptop voor muziek
Muziekstandsaantal 4
Kassalade
Pinapparaataantal 2
Ticket scannersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Batterijenaantal 24
Zaklampenaantal 4
Gereedschapskoffersaantal 2
Steekwagensaantal 2

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 6
LED-lichtbalkenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Verlichtingscontroller
Sfeerverlichtingaantal 8

Keuken

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Barbakkenaantal 8

Decoratie

Concertpostersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Papiertapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Bewegwijzerbordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 30
Garderobekaartjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 6
Plakbandaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Vuilnisbakken voor glasaantal 3
Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg programma, artiesten en contracten vroeg vast en reserveer daarna direct de concertlocatie, geluidsapparatuur en lichtapparatuur. Zo voorkom je dat techniek of podiumdelen niet meer beschikbaar zijn op de concertdatum.
Maak de online ticketpagina voordat je de concertaankondiging publiceert. Controleer de ticketverkoop wekelijks en maak in de laatste week een actuele gastenlijst, inclusief aanmeldingen en dieetwensen.
Plan de artiesten niet alleen op speeltijd, maar ook op aankomst, opbouw, soundcheck en vertrek. Reserveer artiestentafels en -stoelen en wijs één persoon aan voor de artiestenplanning.
Laat de zaalindeling aansluiten op podium, PA-speakers, subwoofers, statafels, stoelen en garderoberekken. Controleer vóór de soundcheck kabelroutes, kabelgoten, stekkerdozen, verlengkabels en vrije nooduitgangen.
Doe de boodschappen in twee momenten: houdbare producten eerder en gekoelde boodschappen zo laat mogelijk. Maak de ontvangstbalie vóór opening klaar met ticketinformatie en zorg dat vrijwilligers hun rooster en publieksinformatie hebben.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een clubconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met programma, artiestencontracten, locatie en begroting. Start uiterlijk 4 weken voor het concert met ticketverkoop en publiekscommunicatie.
Wanneer reserveer ik geluidsapparatuur voor een clubconcert?: Reserveer mengpaneel, PA-speakers, subwoofers, microfoons, DI-boxen en kabels zodra de artiesten en locatie zijn bevestigd, idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Plan de soundcheck op de concertdag minimaal 2 uur vóór de deuren openen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig bij een clubconcert?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen bij ontvangst en 1 persoon voor artiesten en productie. Voeg bij een drukke garderobe of meerdere publieksstromen per onderdeel minstens 1 extra vrijwilliger toe.
Wanneer moet ik de gekoelde boodschappen halen voor een concert?: Haal gekoelde boodschappen op de dag zelf, bij voorkeur 2 tot 4 uur vóór de opening. Houdbare boodschappen kun je al 1 tot 2 weken eerder inkopen en apart opslaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.