Checklist pour organiser un concert et une soirée club

Un concert suivi d’une soirée club demande une coordination précise entre artistes, billetterie, technique et accueil du public. Cette checklist de 72 tâches et 79 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la programmation au contrôle des sorties de secours. Elle inclut aussi les éléments souvent oubliés : planning des bénévoles, besoins alimentaires, vestiaire, mobilier des artistes et câblage sécurisé. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et les artistes
2 personnes
Confirmer les contrats des artistes
Réserver le lieu du concert
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver le matériel d’éclairage
Établir le budget des visiteurs
2 personnes
Créer la page de billetterie en ligne
Concevoir l’affiche du concert
Publier l’annonce du concert
Envoyer les invitations
2 personnes
Créer les informations pour le public
Créer le planning des bénévoles
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des artistes
2 personnes
Créer le plan de salle
2 personnes
Commander les imprimés
Confirmer les prestataires
Vérifier la vente des billets
Établir la liste des invités
Acheter des produits d’épicerie à longue conservation
2 personnes
Récupérer les courses réfrigérées
2 personnes
Charger le matériel
3 personnes

Événement

Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Vérifier les accès et les sorties de secours
2 personnes
Charger et tester l’équipement sonore
3 personnes
Installer les microphones et les pieds
2 personnes
Installer le matériel d’éclairage
3 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les chaises et les tables
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer les coulisses
2 personnes
Boissons fraîches
2 personnes
Préparer des encas
3 personnes
Réapprovisionner le bar et les buffets
3 personnes
Préparer les repas des artistes
2 personnes
Effectuer la balance sonore
4 personnes
Lettre pour le personnel d’entrée
3 personnes
Briefer le personnel du bar
3 personnes
Vestiaire ouvert
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
S’occuper des artistes
Lancer la première performance
2 personnes
Changer de groupe
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
Lancer le spectacle principal
2 personnes
Fermer le bar
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger le bar et le buffet
3 personnes
Ranger le mobilier de la salle
4 personnes
Démonter le matériel de sonorisation
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier l’inventaire
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Traiter les reçus de caisse
Signaler les dommages au lieu
Répondre aux questions des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Tables hautesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 4
Cintres de vestiaireqté 180
Éléments de podiumqté 8
Tables des artistesqté 3
Chaises pour artistesqté 12

Vaisselle

Verres à boireqté 220
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 80

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones de chantqté 4
Microphones d’instrumentsqté 6
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 10
Ordinateur portable pour la musique
Pupitres de musiqueqté 4
Tiroir-caisse
Terminal de paiementqté 2
Scanners de billetsqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Pilesqté 24
Lampes de pocheqté 4
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2

Éclairage

Projecteurs de scène LEDqté 6
Barres lumineuses LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Contrôleur d’éclairage
Éclairage d’ambianceqté 8

Cuisine

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pincesqté 8
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Plateaux de barqté 8

Décoration

Affiches de concertqté 20
Ballonsqté 100
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Ruban de papierqté 6
Attaches-câblesqté 100
Panneaux de signalisationqté 8
Autocollants flèchesqté 30
Jetons de vestiaireqté 250
Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 6
Ruban adhésifqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Poubelles pour le verreqté 3
Balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Conseils

Bloque la programmation et les contrats avant d’ouvrir la billetterie : prévois au moins 2 semaines pour obtenir les confirmations écrites des artistes et prestataires.
Prépare le planning des bénévoles au moins 7 jours avant l’événement. Indique les horaires d’accueil, de vestiaire, de billetterie et de rangement, avec un renfort prévu pour l’ouverture des portes.
Pour la technique, réserve séparément la sonorisation et l’éclairage, puis vérifie la présence de la table de mixage, des enceintes PA, des retours de scène, des microphones, des boîtiers DI et des câbles adaptés.
Organise le chargement le jour même avec une heure d’arrivée précise. Garde au moins 90 minutes avant l’ouverture pour installer la scène, protéger les câbles avec des goulottes et tester chaque microphone.
Ne laisse pas les informations pratiques au dernier moment : envoie l’accès, les horaires, les consignes et les règles du lieu au public au moins 3 jours avant. Vérifie aussi les billets vendus et prépare la liste des invités avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert et une soirée club ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer les artistes, réserver le lieu et le matériel, créer la billetterie et communiquer. Les 7 derniers jours servent surtout aux confirmations, aux achats, aux plannings et aux contrôles.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert ?: Ouvre-la dès que le lieu, les artistes et les conditions principales sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Vérifie les ventes chaque semaine, puis tous les jours pendant les 3 derniers jours.
Quand préparer le planning des bénévoles ?: Établis une première version au moins 2 semaines avant le concert et confirme les disponibilités 7 jours avant. Prévois des créneaux distincts pour l’accueil, le vestiaire, la salle, les artistes et le rangement.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réserve au moins 3 heures pour le déchargement, le montage, le câblage et les tests d’une configuration complète. Termine le soundcheck au minimum 60 minutes avant l’ouverture des portes afin de garder du temps pour les corrections.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.