Checklist para organizar un concierto en un club

Organizar un concierto en un club exige coordinar artistas, sala, entradas, técnica y personal en un orden muy concreto. Este plan reúne 72 tareas y 79 elementos, desde definir el programa hasta cargar el equipo y revisar las salidas de emergencia. Úsalo para no dejar contratos, horarios, accesos o material técnico para el último día. La checklist también te ayuda a separar lo que debe quedar cerrado semanas antes de la apertura de puertas de lo que se prepara durante el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el programa y los artistas
2 personas
Confirmar los contratos de los artistas
Reservar el recinto del concierto
Reservar equipo de sonido
Reservar equipo de iluminación
Elaborar presupuesto de visitantes
2 personas
Crear página web de entradas
Diseñar el cartel del concierto
Publicar el anuncio del concierto
Enviar invitaciones
2 personas
Crear información para el público
Hacer el horario de voluntarios
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear la planificación de artistas
2 personas
Preparar la distribución de la sala
2 personas
Encargar material impreso
Confirmar proveedores
Comprobar la venta de entradas
Crear lista de invitados
Comprar productos no perecederos
2 personas
Recoger la compra refrigerada
2 personas
Cargar el equipo
3 personas

Evento

Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Comprobar accesos y salidas de emergencia
2 personas
Cargar y probar el equipo de sonido
3 personas
Colocar micrófonos y soportes
2 personas
Instalar el equipo de iluminación
3 personas
Colocar los elementos del escenario
4 personas
Colocar sillas y mesas
3 personas
Colgar la señalización
2 personas
Colocar la decoración
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Prepara el backstage
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Rellenar el bar y los buffets
3 personas
Preparar las comidas de los artistas
2 personas
Realizar prueba de sonido
4 personas
Carta para el personal de acceso
3 personas
Briefing al personal de bar
3 personas
Guardarropa abierto
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los tickets
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir bebidas
4 personas
Servir aperitivos
2 personas
Atender a los artistas
Inicio de la primera actuación
2 personas
Cambiar bandas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Comenzar la actuación principal
2 personas
Cerrar el bar
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Limpiar bar y buffet
3 personas
Retirar el mobiliario de la sala
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Separar residuos
2 personas
Limpiar la sala y el foyer
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar inventario
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Procesar recibos de caja
Informar de daños en el recinto
Responder preguntas de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 8
Mesas altascant. 10
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Perchas para el guardarropacant. 180
Piezas de escenariocant. 8
Mesas para artistascant. 3
Sillas para artistascant. 12

Vajilla

Vasoscant. 220
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 80

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonos para cantocant. 4
Micrófonos de instrumentocant. 6
Soportes para micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 12
Canaletas para cablescant. 10
Portátil para música
Puestos de músicacant. 4
Cajón de la caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Escáneres de entradascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Bateríascant. 24
Linternascant. 4
Maletines de herramientascant. 2
Carros de manocant. 2

Iluminación

Focos LED para escenariocant. 6
Barras de luz LEDcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de iluminación
Iluminación ambientalcant. 8

Cocina

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Bandejas de serviciocant. 8
Tijerascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 6
Termoscant. 4
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 3
Bandejas para barbacoacant. 8

Decoración

Pósters del conciertocant. 20
Globoscant. 100
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Cinta de papelcant. 6
Bridascant. 100
Paneles de señalizacióncant. 8
Pegatinas de flechascant. 30
Etiquetas de guardarropacant. 250
Pulserascant. 250
Pegatinas con nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Bloc de notascant. 6
Cinta adhesivacant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores para vidriocant. 3
Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Consejos

Cierra el programa, los contratos y la reserva del club antes de anunciar el concierto. Deja por escrito horarios, necesidades técnicas y condiciones de cada artista para evitar cambios durante el montaje.
Publica la página de entradas y el cartel con tiempo suficiente para comprobar las ventas y preparar la lista de invitados. Haz una revisión final entre 48 y 72 horas antes para detectar nombres duplicados o entradas pendientes.
Prepara un horario de artistas y voluntarios con horas concretas de llegada, prueba de sonido, apertura de puertas y actuación. Comparte una versión impresa y otra digital, porque durante el montaje no siempre habrá tiempo para buscar mensajes.
Comprueba la parte técnica en la sala, no solo en una lista: mesa de mezclas, PA, subwoofers, monitores, micrófonos, cajas DI, cables y regletas deben estar disponibles antes de empezar la prueba de sonido. Añade canaletas para que los cables no crucen las zonas de paso.
Haz una última ronda del club antes de recibir al público: recepción, guardarropa, distribución de mesas y sillas, escenario, accesos y salidas de emergencia. La compra refrigerada y la carga del equipo conviene programarlas el mismo día con responsables y horas asignadas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un club?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas contratar artistas, reservar la sala y vender entradas. Deja cerrados los contratos, proveedores y equipos principales al menos 4 semanas antes; la revisión final puede hacerse entre 48 y 72 horas antes.
¿Qué equipo de sonido necesito para un concierto en un club?: Como base, calcula una mesa de mezclas, altavoces de PA, subwoofers, monitores de escenario, micrófonos de voz e instrumentos, soportes, cajas DI, cables XLR y jack, regletas y alargadores. La cantidad exacta depende del número de artistas y canales, así que confirma el listado técnico antes de reservar el equipo.
¿Cuándo hay que comprobar la venta de entradas y la lista de invitados?: Haz una primera comprobación 7 días antes y otra entre 48 y 24 horas antes de abrir las puertas. En la última revisión, elimina duplicados, añade las invitaciones confirmadas y entrega al equipo de recepción una lista actualizada.
¿Qué se prepara el día del concierto?: El mismo día se cargan y montan los equipos, se prepara la recepción, se organiza la sala y se comprueban accesos y salidas de emergencia. Reserva al menos 3 horas para el montaje técnico y añade tiempo para la prueba de sonido antes de la llegada del público.

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