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Clubkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Clubkonzert steht und fällt mit drei Dingen: bestätigten Künstlern, funktionierender Technik und einem reibungslosen Einlass. Plane zuerst Programm, Verträge, Location und Budget, danach Ticketverkauf, Kommunikation und Helfer. In der letzten Woche prüfst du Lieferungen, Gästeliste, Saalplan und Sonderwünsche. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Soundcheck, Empfang, Catering und die Kontrolle von Zugang und Notausgängen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Künstler festlegen

    2 Personen

  • Künstlerverträge bestätigen

  • Konzertlocation reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Lichttechnik reservieren

  • Besucherbudget erstellen

    2 Personen

  • Online-Ticketseite erstellen

  • Konzertplakat entwerfen

  • Konzertankündigung veröffentlichen

  • Einladungen versenden

    2 Personen

  • Publikumsinformationen erstellen

  • Freiwilligenplan erstellen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Diätwünsche erfassen

  • Künstlerplanung erstellen

    2 Personen

  • Saalplan erstellen

    2 Personen

  • Drucksachen bestellen

  • Lieferanten bestätigen

  • Ticketverkauf prüfen

  • Gästeliste erstellen

  • Langlebige Lebensmittel kaufen

    2 Personen

  • Gekühlte Einkäufe holen

    2 Personen

  • Ausrüstung einladen

    3 Personen

Event

  • Empfangsbalie vorbereiten

    2 Personen

  • Zugang und Notausgänge prüfen

    2 Personen

  • Tonanlage laden und testen

    3 Personen

  • Mikrofone und Ständer aufstellen

    2 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    3 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    3 Personen

  • Beschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration anbringen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Backstage vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Bar und Buffets auffüllen

    3 Personen

  • Künstlermahlzeiten zubereiten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Einlasspersonal briefen

    3 Personen

  • Barpersonal briefen

    3 Personen

  • Offene Garderobe

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Häppchen servieren

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Ersten Auftritt starten

    2 Personen

  • Bands wechseln

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Häppchen nachfüllen

    2 Personen

  • Hauptauftritt starten

    2 Personen

  • Bar schließen

    3 Personen

  • Besucher nach draußen begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Gefundene Gegenstände einsammeln

    2 Personen

  • Bar und Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Saalmöbel wegräumen

    4 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    3 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Geschirr und Gläser spülen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Saal und Foyer reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Inventar prüfen

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Ausgeliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Kassenbons verarbeiten

  • Schäden am Veranstaltungsort melden

  • Besucherfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 8
  • StehtischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 4
  • GarderobenbügelAnz. 180
  • BühnenelementeAnz. 8
  • KünstlertischeAnz. 3
  • KünstlerstühleAnz. 12

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 220
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • LöffelAnz. 80

Ausstattung

  • Mischpult
  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 3
  • GesangsmikrofoneAnz. 4
  • InstrumentenmikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 12
  • JackkabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 10
  • Laptop für Musik
  • MusikständeAnz. 4
  • Kassenschale
  • KartenterminalAnz. 2
  • Ticket-ScannerAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • BatterienAnz. 24
  • TaschenlampenAnz. 4
  • WerkzeugkofferAnz. 2
  • SackkarrenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-BühnenstrahlerAnz. 6
  • LED-LichtleistenAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • Lichtcontroller
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8

Küche

  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ScherenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 3
  • BarbänkeAnz. 8

Dekoration

  • KonzertplakateAnz. 20
  • BallonsAnz. 100
  • BühnentücherAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 12
  • PapierklebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100
  • WegweiserAnz. 8
  • PfeilaufkleberAnz. 30
  • GarderobenmarkenAnz. 250
  • ArmbänderAnz. 250
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • StifteAnz. 20
  • NotizblöckeAnz. 6
  • KlebebandAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • GlascontainerAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

  • Bestätige Künstlerverträge, Location, Ton- und Lichttechnik frühzeitig schriftlich. Ohne diese vier Zusagen lassen sich Künstlerplanung, Saalplan und Veröffentlichungen nicht zuverlässig abschließen.
  • Veröffentliche die Konzertankündigung erst, wenn Online-Ticketseite, Publikumsinformationen und Einlassablauf zusammenpassen. Prüfe den Ticketverkauf spätestens in der letzten Woche und gleiche die Gästeliste mit den Anmeldungen ab.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühnenelemente, Mischpult, PA-Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, Mikrofone und Kabel müssen vor dem Soundcheck vollständig vor Ort sein. Reservierte Ausrüstung und Lieferanten solltest du einige Tage vorher erneut bestätigen.
  • Erfasse Diätwünsche nicht erst beim Einkauf. Teile langlebige Lebensmittel und gekühlte Einkäufe zeitlich auf und stelle für Künstler und Helfer eigene Tische, Stühle und Getränke bereit.
  • Kontrolliere vor dem Einlass Zugang, Notausgänge und Kabelwege. Verlängerungskabel und Kabelkanäle dürfen weder Fluchtwege blockieren noch lose im Publikumsbereich liegen; halte außerdem Empfangstheke, Garderobe und Helferplan bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Clubkonzert organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Künstlerverträgen, Location, Technik und Budget. Ticketseite, Plakat und Konzertankündigung sollten anschließend mehrere Wochen vor dem Termin online sein.
Wann muss die Tontechnik für ein Clubkonzert feststehen?
Reserviere Tonanlage, Lichttechnik und zentrale Ausstattung spätestens 4 bis 6 Wochen vorher. Eine vollständige Geräte- und Kabelliste sollte mindestens 7 Tage vor dem Aufbau bestätigt werden.
Was muss am Tag des Clubkonzerts zuerst erledigt werden?
Beginne mit Ausladen, Bühnen- und Technikaufbau und der Prüfung von Strom- und Kabelwegen. Plane anschließend Soundcheck und Sicherheitskontrolle so, dass Zugang und Notausgänge vor dem Einlass freigegeben sind.
Wie viele Helfer braucht man für ein Clubkonzert?
Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für Garderobe und eine verantwortliche Person für Technik oder Ablauf ein. Bei getrenntem Künstlerbereich, Catering und größerem Einlass kommen pro zusätzlicher Aufgabe weitere Helfer hinzu.

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