Clubavond organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een clubavond vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en drank. Je moet de locatie, bezoekerslijst, bar, techniek en garderobe in een vaste volgorde regelen. Begin met reserveren en het muziekprogramma, werk daarna de aanmeldingen en voorraad uit. Op de dag zelf draait alles om een snelle opbouw: controleer vloer en zaal, richt bar en garderobe in en test geluid en licht voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Muziekprogramma samenstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst controleren
Drankvoorraad berekenen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal en vloer controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en garderobe plaatsen
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen

Event

Hapjes uitstallen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Muziek afspelen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen verzamelen
2 personen
Bar en toiletten controleren
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Muziek en verlichting uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Voorraad opbergen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Barbladenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare wijnglazenaantal 50
Herbruikbare shotglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Serveerplateausaantal 8
Serveertangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 2
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
DJ-controller
Laptopstandaard
Draadloze microfoon
Koelboxenaantal 4
IJslepelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

LED-partylampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Herbruikbare clubvlaggenaantal 6

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg het muziekprogramma uiterlijk 6 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over voor uitnodigingen, aanmeldingen en eventuele technische afspraken.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de clubavond en controleer daarna de bezoekerslijst en dieetwensen. Gebruik die aantallen ook voor drank, hapjes, glazen en zitplaatsen.
Plan voor de opbouw minimaal 3 uur vóór de ontvangst. Test Bluetoothspeakers, DJ-controller, microfoon, stekkerdozen en verlengkabels voordat je de versiering en hapjes klaarzet.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en controleer de voorraad opnieuw tijdens het inrichten van de bar. Zet flessenopeners, kurketrekkers, maatbekers en ijslepels op één vaste plek.
Maak vóór de opening een korte ronde langs zaal, vloer, garderobe en toiletten. Leg dweilsets, bezems, stofblikken en emmers klaar, zodat een gemorst drankje niet de dansvloer stillegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een clubavond organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met de locatie en het muziekprogramma. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een clubavond op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, garderobe, bar, versiering, geluid en licht. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige test en controle voordat gasten worden ontvangen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een clubavond?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Houd daarna rekening met ongeveer 1 drankje per persoon per uur en zorg dat een deel gekoeld klaarstaat.
Wanneer moet ik de drank voor een clubavond koelen?: Zet de drank minstens 4 uur vóór de ontvangst in koelboxen of koeling. Controleer vlak voor opening opnieuw de voorraad, het ijs en de flessenopeners bij de bar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.