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Clubabend organisieren: die komplette Checkliste

Ein gelungener Clubabend steht und fällt mit dem Ablauf vor Ort. Reserviere die Location früh, kläre Musik und Anmeldungen und berechne Getränke erst, wenn die Besucherzahl feststeht. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan für Bar, Technik, Licht, Sitzplätze und Garderobe. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch Vorbereitung, Einlass und den Abschluss, damit am Abend weder Gläser noch Kabel, Kühlung oder Helfer fehlen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Musikprogramm zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste prüfen

  • Getränkevorräte berechnen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Boden kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle und Garderobe aufstellen

    2 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Musik abspielen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Bar und Toiletten kontrollieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Musik und Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Vorräte einlagern

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Hohe StehtischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 30
  • BarunterlagenAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 50
  • Wiederverwendbare SchnapsgläserAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • ServierplattenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • DJ-Controller
  • Laptopständer
  • Kabelloses Mikrofon
  • KühlboxenAnz. 4
  • EislöffelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-PartylichterAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 6

Dekoration

  • Wiederverwendbare VereinsflaggenAnz. 6

Reinigung

  • WischsetsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • BlechdosenAnz. 2
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldungen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Clubabend ab. Dann kannst du Besucherliste, Ernährungswünsche, Snacks und Getränkevorräte mit einer verlässlichen Personenzahl planen.
  • Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und stelle Kühlboxen mindestens 2 Stunden vor dem Einlass bereit. Flaschenöffner, Korkenzieher und Eislöffel werden beim Baraufbau besonders häufig vergessen.
  • Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Rechne etwa 60 Minuten für Tische, Stühle und Garderobe, 60 Minuten für Ton- und Lichttechnik und weitere 30 Minuten für Snacks, Gläser und Dekoration ein.
  • Teste Bluetooth-Lautsprecher, DJ-Controller, Laptopständer und Mikrofon vor dem Einlass mit der tatsächlichen Stromversorgung. Lege außerdem mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve bereit und sichere die Kabel außerhalb der Laufwege.
  • Bestimme vorab eine Person für den Einlass und eine zweite für die Bar. Nach dem letzten Musikstück bleiben mindestens 30 Minuten für Leergut, Geschirr, Boden und die Kontrolle mit Besen, Wischsets und Eimern.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Location für einen Clubabend reservieren?
Reserviere die Location möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleiben genug Optionen für Raumgröße, Aufbauzeit und Stromanschlüsse für Ton- und Lichttechnik.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Clubabend?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 Getränke pro Person und Stunde. Kaufe erst ein, wenn die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vorher geprüft sind, und berücksichtige zusätzlich Wasser sowie besondere Ernährungswünsche.
Wann soll ich Musik und Technik beim Clubabend aufbauen?
Beginne mit Ton- und Lichttechnik spätestens 2 Stunden vor dem Einlass. Teste Lautsprecher, DJ-Controller und Mikrofon anschließend mindestens 30 Minuten lang mit dem vorgesehenen Musikprogramm.
Wie viel Zeit brauche ich nach einem Clubabend zum Aufräumen?
Plane mindestens 30 bis 45 Minuten nach dem Ende ein. In dieser Zeit werden Gläser, Teller und Servierschalen eingesammelt, Bar und Boden kontrolliert und Besen, Wischsets sowie Eimer eingesetzt.

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