La checklist pour organiser votre soirée du club

Une soirée du club se prépare en plusieurs temps : d’abord le lieu et le programme, puis les inscriptions, les achats et enfin l’installation. Cette checklist vous aide à garder le fil sans laisser les détails de dernière minute vous rattraper. Prévoyez notamment le suivi des besoins alimentaires, le refroidissement des boissons et le raccordement du matériel audio. Le jour J, vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’accueil plutôt que sur les oublis.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Établir le programme musical
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Calculer les stocks de boissons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et le sol
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et le vestiaire
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes

Événement

Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Passer de la musique
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les verres
2 personnes
Vérifier le bar et les toilettes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre la musique et l’éclairage
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Sous-mains de barqté 2
Portantsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vin réutilisablesqté 50
Verres à shot réutilisablesqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Verres doseursqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Contrôleur DJ
Support pour ordinateur portable
Micro sans fil
Glacièresqté 4
Cuillères à glaceqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Drapeaux de club réutilisablesqté 6

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le programme musical avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 7 jours entre la clôture des inscriptions et la soirée pour ajuster les quantités.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifiez la liste des participants une dernière fois 48 heures avant l’événement. Cela évite de préparer les amuse-bouches à l’aveugle.
Pour les boissons, comptez 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis adaptez le stock à la durée prévue. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
Ne gardez pas l’installation technique pour la dernière minute : branchez les haut-parleurs, le contrôleur DJ, le microphone et l’éclairage avant l’arrivée des invités. Testez le son pendant 10 minutes dans la salle.
Prévoyez un vrai temps d’ouverture du lieu, idéalement 2 heures avant l’accueil. Les tables, chaises, portants, verres, plateaux et décoration prennent plus de temps à installer lorsqu’il faut aussi vérifier le sol et préparer le bar.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée du club ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la soirée pour laisser le temps de répondre. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de calculer les boissons, les amuse-bouches et le matériel nécessaire.
Combien de boissons prévoir par personne pour une soirée du club ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la durée ou le nombre final de participants reste incertain.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce temps couvre l’installation des tables, chaises, vestiaire, bar, vaisselle, décoration, éclairage et la vérification du matériel audio.
Quand refroidir les boissons avant la soirée ?: Mettez-les au frais au moins 4 heures avant le début, davantage si les glacières sont très chargées. Vérifiez aussi la glace et les accessoires du bar avant l’ouverture du lieu.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.