Wat heb je nodig voor een cliëntencongres?

Voor een cliëntencongres heb je meer nodig dan stoelen en een presentatiescherm. De registratie, pauzes en presentaties vragen elk om eigen materiaal, en techniek die op kantoor werkt is niet altijd geschikt voor een zaal. Gebruik de boodschappenlijst als controle voor wat je moet kopen, huren of meenemen. Stem aantallen voor catering, servies, badges en programmafolders af op het definitieve aantal deelnemers en sprekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 110
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Spreekgestoelte
Kledingrekkenaantal 2
Tafellinnenaantal 18

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Whiteboardsaantal 3
Koelboxenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Chafing dishesaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Serveerbestekaantal 18
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Naambordjesaantal 12
Bannerhoudersaantal 4
Congresbanneraantal 2
Tafeldecoratieaantal 14
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 110

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkar
Handdoekrollenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Theezakjes - 250 stuks
- Cacaopoeder - 1 kilo
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 300 stuks
- Halfvolle melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Slagroom - 6 spuitbussen
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Appelsap - 18 liter
- Sinaasappelsap - 18 liter
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 96 flesjes
- IJsblokjes - 15 kilo
- Croissants - 120 stuks
- Minirozijnenbroodjes - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Aardbeienjam - 6 potten
- Kaasplakken - 3 kilo
- Ham - 3 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Notenmix - 3 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute pretzels - 6 zakken
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte bolletjes - 12 zakken
- Kruidenboter - 2 kilo
- Gemengde sla - 8 kilo
- Komkommersalade - 5 kilo
- Pastasalade - 12 kilo
- Aardappelsalade - 10 kilo
- Gegrilde groenten - 8 kilo
- Kipfilet - 14 kilo
- Vegetarische schnitzels - 35 stuks
- Rijst - 8 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Tomatensaus - 10 liter
- Pesto - 2 kilo
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Mayonaise - 4 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Knoflooksaus - 3 liter
- Yoghurtdressing - 4 liter
- Vegan dressing - 2 liter
- Appeltaart - 6 taarten
- Brownies - 120 stuks
- Vers fruit - 8 kilo
- Citroenen - 3 kilo
- Verse munt - 10 bosjes
- Zout - 1 kilo
- Peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Olijfolie - 3 liter
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Servetten - 500 stuks
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 8 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Allesreiniger - 5 liter
- Toiletreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 2 liter
- Afwasmiddel - 3 liter
- Sponsjes - 20 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Nitrilhandschoenen - 200 stuks
- Etiketten voor dieetmaaltijden - 50 stuks
- Papieren rietjes - 150 stuks

Tips

Neem per deelnemer één badge en één programmafolder mee, plus minimaal 5 procent extra. Bij 100 deelnemers zijn dat 105 badges en 105 folders; regel die uiterlijk twee werkdagen voor het congres.
Plan voor de registratie één tafel per 75 tot 100 deelnemers. Leg per tafel een deelnemerslijst, badges en pennen klaar, zodat een groep van 100 mensen niet bij één uitgiftepunt hoeft te wachten.
Test projector, laptop, HDMI-kabels, microfoons en presentatieklikker minstens één dag vooraf samen. Neem per gebruikte aansluiting één reserve-HDMI-kabel en per techniekpunt een verlengkabel en stekkerdoos mee.
Reken voor een congresdag op twee tot drie drankjes per persoon in het eerste uur en daarna ongeveer één drankje per uur. Koel water en andere dranken uiterlijk de avond ervoor in koelboxen; controleer ook of er genoeg glazen zijn.
Zet voor iedere spreker een eigen microfoon klaar en voorzie het spreekgestoelte van een microfoonstandaard. Leg presentaties, draaiboek en technische briefing uiterlijk de dag vóór het congres op één vaste plek klaar.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een cliëntencongres?: Reken in elk geval op materiaal voor registratie, badges en programmafolders, presentatie- en geluidsapparatuur, servies, koffievoorzieningen en dranken. Voor 100 deelnemers leg je bijvoorbeeld 105 badges en folders klaar en plan je meerdere registratietafels.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een cliëntencongres?: Voor het eerste uur kun je twee tot drie drankjes per persoon rekenen; daarna ongeveer één drankje per persoon per uur. Bij 100 deelnemers betekent dat 200 tot 300 drankjes voor het eerste uur, exclusief extra voorraad voor sprekers en medewerkers.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een congres?: Zet minimaal één stoel per aangemelde deelnemer en reserveer ongeveer 5 procent extra stoelen. Voor 100 deelnemers zijn dat 105 stoelen; tel daarnaast aparte tafels voor registratie, buffet en eventuele presentatiematerialen.
Wanneer moet ik de spullen voor een cliëntencongres regelen?: Reserveer locatie, catering en techniek zodra het programma en de datum vaststaan. Controleer en test de spullen uiterlijk één werkdag vooraf; geef catering de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk enkele werkdagen voor het congres door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.