Qué comprar para un congreso de clientes

Para un congreso de clientes necesitas comprar y llevar mucho más que comida y bebidas. La acreditación, el material del programa y los equipos de presentación suelen quedarse para el final, cuando ya no hay margen para resolver faltas. Usa el número confirmado de participantes para calcular el menaje, el café y el agua, y separa el material técnico del de registro. Comprueba todo en el lugar al menos un día antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 110
Mesas de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Atril
Percheroscant. 2
Manteleríacant. 18

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 4
Pizarras blancascant. 3
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Chafing dishescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Bandejas de servircant. 18
Cubiertos de serviciocant. 18
Contenedores frigoríficoscant. 4

Decoración

Pancartas con nombrescant. 12
Soportes para bannercant. 4
Banner del congresocant. 2
Decoración de mesacant. 14
Carteles de flechascant. 12
Portanombrescant. 110

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carro de limpieza
Rollos de toallacant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Cacao en polvo - 1 kilo
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Leche semidesnatada - 20 liter
- Leche de avena - 8 litros
- Nata montada - 6 botes
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Zumo de manzana - 18 litros
- Zumo de naranja - 18 litros
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Croissants - 120 unidades
- Mini bollos de pasas - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada de fresa - 6 tarros
- Lonchas de queso - 3 kilos
- Jamón - 3 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Pretzels salados - 6 bolsas
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 12 bolsas
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Ensalada mixta - 8 kilos
- Ensalada de pepino - 5 kilos
- Ensalada de pasta - 12 kilos
- Ensalada de patatas - 10 kilos
- Verduras a la parrilla - 8 kilo
- Pechuga de pollo - 14 kilo
- Schnitzels vegetarianos - 35 unidades
- Arroz - 8 kilos
- Pasta - 8 kilo
- Salsa de tomate - 10 litros
- Pesto - 2 kilo
- Queso parmesano - 2 kilos
- Mayonesa - 4 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Salsa de ajo - 3 litros
- Aderezo de yogur - 4 litros
- Aliño vegano - 2 liter
- Tarta de manzana - 6 tartas
- Brownies - 120 unidades
- Fruta fresca - 8 kilo
- Limones - 3 kilos
- Menta fresca - 10 manojos
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Aceite de oliva - 3 litros
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Servilletas - 500 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Jabón de manos - 8 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Limpiador multiusos - 5 litros
- Limpiador de inodoros - 3 litros
- Limpiacristales - 2 litros
- Lavavajillas - 3 litros
- Esponjas - 20 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Guantes de nitrilo - 200 unidades
- Etiquetas para comidas de dieta - 50 unidades
- Pajitas de papel - 150 unidades

Consejos

Calcula el menaje con un margen del 10 % sobre la lista confirmada: para 100 asistentes, prepara al menos 110 vasos, tazas, platos y cubiertos, según el servicio previsto.
Para una jornada completa, compra aproximadamente 1,5 litros de agua por persona y añade café y té para las pausas. Enfría las bebidas el día anterior y no el mismo día del congreso.
Prepara las acreditaciones, tarjetas de nombre y folletos del programa con un 5-10 % adicional. Para 80 inscritos, imprime entre 84 y 88 unidades para cubrir errores y altas de última hora.
Reúne el equipo técnico en una caja identificada: incluye cables HDMI, alargadores, regletas y un clic de presentación. Haz una prueba completa de las presentaciones entre 24 y 48 horas antes.
Reserva o consigue con antelación el material que suele faltar en la sala: mesas de registro, atril, percheros, pizarras y micrófonos inalámbricos. Confirma las cantidades con el lugar y el proveedor como mínimo una semana antes.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta agua necesito para un congreso de clientes?: Calcula aproximadamente 1,5 litros por asistente para una jornada completa, además de las bebidas previstas durante la comida. Añade un margen del 10 %; para 100 personas, compra unos 165 litros.
¿Cuántas acreditaciones y programas debo imprimir?: Imprime entre un 5 % y un 10 % más que el número de inscritos confirmado. Si tienes 120 participantes, prepara entre 126 y 132 acreditaciones y programas.
¿Cuándo debo comprobar el equipo técnico del congreso?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con el portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces y presentaciones reales. Revisa también cables, alargadores y regletas.
¿Con cuánta antelación debo confirmar el catering?: Comunica al proveedor el número final de comensales y las preferencias dietéticas al menos 3-5 días antes. Mantén un margen del 5 % para cambios de última hora y asistentes adicionales.

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