Que faut-il prévoir pour un congrès clients ?

Un congrès clients demande plus qu’un programme et des badges : il faut aussi prévoir l’accueil, les pauses, les repas et les présentations. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter, des verres à eau aux câbles HDMI. Calculez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants et les imprévus. Les boissons, les rallonges et les supports de présentation sont souvent les premiers éléments oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 110
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 18

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Tableaux blancsqté 3
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bains-marieqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 18
Couverts de serviceqté 18
Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 12
Supports de bannièreqté 4
Bannière de congrèsqté 2
Décoration de tableqté 14
Panneaux de directionqté 12
Porte-nomsqté 110

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Sachets de thé - 250 pièces
- Poudre de cacao - 1 kilo
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 300 pièces
- Lait demi-écrémé - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Crème fouettée - 6 bombes
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 18 litres
- Jus d’orange - 18 litres
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 96 bouteilles
- Glaçons - 15 kilos
- Croissants - 120 pièces
- Petits pains aux raisins - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Confiture de fraises - 6 pots
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Mélange de noix - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Bretzels salés - 6 sacs
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 12 sacs
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Salade mixte - 8 kilos
- Salade de concombre - 5 kilos
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade de pommes de terre - 10 kilos
- Légumes grillés - 8 kilos
- Filet de poulet - 14 kilo
- Schnitzels végétariens - 35 pièces
- Riz - 8 kilos
- Pâtes - 8 kilos
- Sauce tomate - 10 litres
- Pesto - 2 kilo
- Parmesan - 2 kilos
- Mayonnaise - 4 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce à l’ail - 3 litres
- Sauce au yaourt - 4 litres
- Vinaigrette vegan - 2 litres
- Tarte aux pommes - 6 tartes
- Brownies - 120 pièces
- Fruits frais - 8 kilo
- Citrons - 3 kilos
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Huile d'olive - 3 litres
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Nettoyant multi-usage - 5 litres
- Nettoyant pour toilettes - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Petites éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Gants en nitrile - 200 pièces
- Étiquettes pour repas spéciaux - 50 pièces
- Pailles en papier - 150 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par participant et par pause, puis ajoutez 10 % pour les remplacements et les intervenants. Pour un repas assis, comptez une assiette et un couvert par personne, avec une réserve de 5 à 10 %.
Pour le café d’accueil, prévoyez une machine pour environ 40 à 50 personnes et vérifiez qu’elle sera disponible dès 30 minutes avant l’arrivée. Les bouilloires sont utiles si plusieurs espaces proposent du thé.
Testez chaque présentation avec l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le cliqueur et les câbles HDMI au moins la veille. Gardez une rallonge, une multiprise et un câble de rechange dans la salle technique.
Pour l’inscription, installez les tables et les badges au moins 45 minutes avant l’ouverture. Placez les chevalets ou tableaux blancs avec les indications de salle avant l’arrivée des premiers participants.
Transmettez au traiteur le nombre définitif de participants et les besoins alimentaires au plus tard 3 à 5 jours avant le congrès. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et prévoyez des glacières si le service se fait en plusieurs points.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès clients ?: Comptez un verre à eau par participant et par pause, avec une marge de 10 %. Pour un congrès de 100 personnes avec deux pauses, prévoyez donc environ 220 verres à eau si les verres ne sont pas lavés entre les services.
Combien de temps à l’avance faut-il acheter les boissons ?: Achetez les boissons non périssables 3 à 5 jours avant l’événement. Mettez les boissons à refroidir au moins 6 heures avant l’accueil, surtout si les glacières sont utilisées sur plusieurs espaces.
Quel matériel faut-il tester avant un congrès ?: Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et le cliqueur au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi chaque câble HDMI, rallonge et multiprise sur place.
Quand confirmer les quantités au traiteur ?: Envoyez le nombre final de participants et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant le congrès. Gardez une marge de 5 à 10 personnes si les inscriptions restent ouvertes ou si des intervenants sont encore en attente de confirmation.

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