Ciderfestival organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een ciderfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen flessen bestellen en tafels neerzetten. Je moet leveranciers, vergunningen, proefglazen, koeling, betaalpunten en de volgorde van proeven op elkaar afstemmen. Begin enkele weken vooraf met locatie, regels en aanmeldingen; controleer in de laatste week vooral leveringen, dieetwensen en parkeerinformatie. Op de dag zelf draait alles om een snelle opbouw, koude cider en duidelijke informatie per cider.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en terrein inspecteren
2 personen
Vergunningen en regels controleren
Ciderleveranciers bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tafels en materialen reserveren
Leveringstijden bevestigen
Route- en parkeerinformatie delen
Ciderlijst en prijslijst maken
2 personen
Proefvolgorde per cider bepalen
2 personen
Naamkaartjes voor ciders maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Ciderlevering aannemen
2 personen
Ciderinventaris controleren
2 personen
Ciders etiketteren en sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Proefglazen en servies klaarzetten
2 personen
Betaalpunten voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Tenten en tafels opstellen
6 personen
Stoelen en statafels plaatsen
4 personen
Ciderbars inrichten
4 personen
Koelboxen en ijs plaatsen
3 personen
Proefstations vullen
4 personen
Buffet en hapjestafels inrichten
4 personen
Decoratie en bewegwijzering ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Veiligheids- en afvalpunten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Entree en registratie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Ciderproeverijen schenken
5 personen
Ciders toelichten
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken en ijs bijvullen
3 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Glazen inzamelen en afwassen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Buffet hygiënisch aanvullen
2 personen
Laatste bestellingen aankondigen
Bezoekers gecontroleerd laten vertrekken
3 personen
Nazorg
Cider en voedsel afsluiten
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Servies en apparatuur reinigen
4 personen
Terrein en sanitaire ruimte schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Voorraad en emballage tellen
2 personen
Overgebleven cider veilig opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Terreinoplevering controleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Statafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Tafelkledenaantal 10
Servies
- Proefglazenaantal 140
- Waterglazenaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveertraysaantal 12
- Schenkkanenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- IJswaterbakkenaantal 6
- Flessenopenersaantal 12
- Kurkentrekkersaantal 6
- Betaalterminalsaantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesjesaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
- Warmhoudschalenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Cidernaambordjesaantal 18
- Krijtbordenaantal 6
- Stiftenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Catering
- Waterdispensersaantal 3
- Drankkrattenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Buffetbakkenaantal 12
- Koelelementenaantal 30
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Ticketrollenaantal 4
- Polsbandjesaantal 150
- Naamstickersaantal 150
- Menukaarthoudersaantal 10
- Boodschappen
Tips
- Plan de ciderlevering niet op de festivalochtend als je dat kunt vermijden. Controleer de levering bij aankomst en sorteer de flessen direct per cider, zodat ontbrekende of beschadigde voorraad nog op tijd kan worden opgelost.
- Zet voor elke cider een naamkaartje met ten minste de naam en het type klaar. Leg de proefvolgorde vooraf vast; begin bijvoorbeeld met lichtere ciders en eindig met zwaardere of zoetere varianten.
- Reken voor de opbouw minimaal 2 uur, plus extra tijd als tenten, verlichting of meerdere ciderbars moeten worden geplaatst. Zet eerst tafels en koeling neer en plaats daarna proefglazen, servies en betaalpunten.
- Controleer dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en geef hapjes een duidelijke aanduiding. Zo voorkom je dat bezoekers pas bij het buffet ontdekken dat een gerecht niet geschikt is.
- Maak betaalpunten en route-informatie uiterlijk 1 dag vooraf klaar. Test betaalterminals, deel parkeer- en aankomstgegevens met bezoekers en houd een alternatief klaar voor slecht weer.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een ciderfestival te organiseren?
- Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een klein ciderfestival. Gebruik de eerste weken voor locatie, vergunningen, leveranciers en uitnodigingen; reserveer de laatste 7 dagen voor leveringen, dieetwensen en de definitieve opbouw.
- Hoeveel cider moet ik inkopen voor een ciderfestival?
- Gebruik het aantal aangemelde bezoekers en het aantal proefrondes als basis. Voor een proeverij met 6 ciders is 1 proefglas per cider per bezoeker nodig; koop daarnaast een beperkte reserve in voor morsen, bijschenken en populaire varianten.
- Wanneer moet ik cider koud zetten voor het festival?
- Zet de cider minimaal 6 tot 12 uur vooraf koud als de flessen op kamertemperatuur zijn. Verdeel de voorraad over koelboxen of ijswaterbakken en houd extra ijs beschikbaar voor tijdens het festival.
- Hoeveel proefglazen heb ik nodig voor een ciderfestival?
- Zorg voor minimaal 1 schoon proefglas per bezoeker als iedereen hetzelfde glas gebruikt, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 80 bezoekers betekent dat 88 glazen; plan meer als je glazen tussendoor niet kunt afwassen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!