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Festival du cidre : la checklist pour tout préparer

Un festival du cidre demande plus qu’une sélection de bouteilles et quelques tables. Il faut coordonner les fournisseurs, les inscriptions, la dégustation, le service et l’accueil, souvent sur un terrain soumis à la météo. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la visite du lieu jusqu’à l’installation des bars à cidre. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent réglés trop tard : le refroidissement, les verres, les paiements et les informations d’accès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Inspecter le lieu et le terrain

    2 personnes

  • Vérifier les permis et les règles

  • Confirmer les fournisseurs de cidre

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver les tables et le matériel

  • Confirmer les délais de livraison

  • Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement

  • Créer la liste des cidres et la grille des prix

    2 personnes

  • Déterminer l'ordre de dégustation par cidre

    2 personnes

  • Créer des étiquettes nominatives pour les ciders

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Réceptionner la livraison de cidre

    2 personnes

  • Contrôler l’inventaire de cidre

    2 personnes

  • Étiqueter et trier les cidres

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Installer les verres de dégustation et la vaisselle

    2 personnes

  • Préparer les points de paiement

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Installer les tentes et les tables

    6 personnes

  • Installer les chaises et les mange-debout

    4 personnes

  • Aménager les bars à cidre

    4 personnes

  • Installer les glacières et la glace

    3 personnes

  • Remplir les stations de dégustation

    4 personnes

  • Installer le buffet et les tables d’amuse-bouches

    4 personnes

  • Suspendre la décoration et la signalisation

    3 personnes

  • Tester l’éclairage

    2 personnes

  • Contrôler les points de sécurité et de déchets

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Assurer l’entrée et l’enregistrement

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Servir les dégustations de cidre

    5 personnes

  • Présenter les cidres

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons et la glace

    3 personnes

  • Ravitailler les points d'eau

    2 personnes

  • Collecter et laver les verres

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet de manière hygiénique

    2 personnes

  • Annoncer les dernières commandes

  • Faire sortir les visiteurs sous contrôle

    3 personnes

Suivi

  • Fermer le cidre et la nourriture

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    5 personnes

  • Démonter les tentes et la décoration

    4 personnes

  • Nettoyer la vaisselle et l’équipement

    4 personnes

  • Nettoyer le terrain et les sanitaires

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Compter les stocks et les emballages

    2 personnes

  • Stocker le cidre restant en sécurité

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Vérifier la réception du site

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 10
  • Tables hautesqté 6
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tabourets de barqté 12
  • Nappesqté 10

Vaisselle

  • Verres de dégustationqté 140
  • Verres à eauqté 80
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 8

Équipement

  • Glacièresqté 8
  • Bacs d'eau glacéeqté 6
  • Tire-bouchonsqté 12
  • Tire-bouchonsqté 6
  • Terminaux de paiementqté 2
  • Caisses à monnaieqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux d’officeqté 6
  • Saladiersqté 6
  • Bacs de rangementqté 12
  • Plats de maintien au chaudqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Plaques nominatives des cidresqté 18
  • Panneaux en ardoiseqté 6
  • Marqueursqté 12

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes LEDqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 12

Catering

  • Distributeurs d'eauqté 3
  • Casiers de boissonsqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Bacs à buffetqté 12
  • Pains de glaceqté 30
  • Machines à caféqté 2
  • Thermosqté 4
  • Rouleaux de ticketsqté 4
  • Braceletsqté 150
  • Étiquettes nominativesqté 150
  • Porte-menusqté 10
  • Courses

Conseils

  • Visitez le terrain au moins 4 semaines avant le festival : vérifiez les accès pour les livraisons, les emplacements des tentes, les prises électriques et les zones qui deviennent boueuses après la pluie.
  • Fixez la liste des cidres et l’ordre de dégustation avant d’imprimer les étiquettes. Préparez une fiche par cidre avec son nom, son origine et son emplacement pour éviter les erreurs au moment du service.
  • Prévoyez le refroidissement dès la confirmation de la livraison : les glacières et les bacs d’eau glacée doivent être installés avant l’arrivée des bouteilles, pas au moment où les premiers participants entrent.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et préparez les en-cas en conséquence. Les planches à découper, couteaux, saladiers et plats de maintien au chaud sont faciles à oublier jusqu’au jour J.
  • Testez les terminaux de paiement, les caisses à monnaie, les rallonges et les multiprises au moins 48 heures avant l’ouverture. Gardez une solution de paiement de secours si le réseau ou l’électricité pose problème.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival du cidre ?
Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. La première quinzaine sert à inspecter le lieu, vérifier les autorisations, confirmer les fournisseurs et réserver les tables, tentes et autres équipements.
Combien de verres prévoir pour une dégustation de cidre ?
Prévoyez au minimum un verre de dégustation par participant et quelques verres supplémentaires pour remplacer la casse ou réassortir les postes. Pour 100 personnes, préparez donc au moins 110 verres.
Quand mettre le cidre au frais avant le festival ?
Réceptionnez et contrôlez la livraison dès son arrivée, puis mettez immédiatement au frais les cidres qui doivent être servis froids. Vérifiez la température et l’état du stock au plus tard le matin de l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival du cidre ?
Contrôlez les prévisions météo, l’inventaire, les étiquettes, les verres, les moyens de paiement et les informations d’accès. La veille, confirmez aussi les délais de livraison et préparez les zones de service pour limiter l’installation le jour même.

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