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Ciderfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Ciderfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Gelände, Regeln und Lieferanten klären, danach Gäste, Ausstattung und Verkostung planen. Besonders oft werden Kühlung, Gläser, Beschriftungen und Zahlungsstellen zu spät organisiert. Plane außerdem Zeit für die Lieferung, die Bestandskontrolle und das Sortieren der Ciderflaschen ein. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Genehmigungen und Regeln kontrollieren

  • Cider-Lieferanten bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tische und Materialien reservieren

  • Lieferzeiten bestätigen

  • Routen- und Parkinformationen teilen

  • Ciderliste und Preisliste erstellen

    2 Personen

  • Verkostungsreihenfolge pro Cider festlegen

    2 Personen

  • Namensschilder für Cider erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Ciderlieferung annehmen

    2 Personen

  • Ciderbestand prüfen

    2 Personen

  • Cider etikettieren und sortieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Verkostungsgläser und Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Zahlungsstellen vorbereiten

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Zelte und Tische aufstellen

    6 Personen

  • Stühle und Stehtische aufstellen

    4 Personen

  • Ciderbars einrichten

    4 Personen

  • Kühlboxen und Eis aufstellen

    3 Personen

  • Verkostungsstationen auffüllen

    4 Personen

  • Buffet und Snacktische einrichten

    4 Personen

  • Dekoration und Beschilderung aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Sicherheits- und Abfallstellen kontrollieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Einlass und Registrierung besetzen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Cidertastings ausschenken

    5 Personen

  • Ciders erläutern

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke und Eis auffüllen

    3 Personen

  • Wasserstellen auffüllen

    2 Personen

  • Gläser einsammeln und abwaschen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Buffet hygienisch auffüllen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen ankündigen

  • Besucher kontrolliert ablassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Cider und Speisen abschließen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Zelte und Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Geschirr und Geräte reinigen

    4 Personen

  • Gelände und Sanitärbereich reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Bestand und Leergut zählen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Cider sicher lagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übergabe des Geländes prüfen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • StehtischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 10

Geschirr

  • ProbiergläserAnz. 140
  • WassergläserAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 8
  • EiswasserbeckenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 12
  • KorkenzieherAnz. 6
  • KartenterminalsAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • WarmhalteschalenAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • Cider-SchilderAnz. 18
  • KreidetafelnAnz. 6
  • StifteAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

  • WasserspenderAnz. 3
  • GetränkekistenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • BuffetbehälterAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 30
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • TicketrollenAnz. 4
  • ArmbänderAnz. 150
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • MenükartenhalterAnz. 10
  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Ciderlieferanten und Lieferzeiten spätestens 7 Tage vor dem Festival. Prüfe bei der Annahme jede Lieferung und gleiche Flaschenzahl und Sorten mit deiner Ciderliste ab.
  • Plane die Verkostungsreihenfolge vor dem Aufbau und beschrifte jede Sorte sichtbar. So müssen Gäste nicht raten und das Ausschankteam kann Flaschen schneller zuordnen.
  • Kühle den Cider nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle Kühlboxen oder Eiswasserbecken früh genug bereit und kontrolliere am Festtag, ob für jede Ausschankstelle ausreichend Eis vorhanden ist.
  • Rechne bei den Probiergläsern mit mindestens einem Glas pro Gast plus Reservegläsern für Bruch und Wechsel. Wassergläser, Teller, Besteck und Serviertabletts werden beim Einkauf für Snacks häufig vergessen.
  • Schließe Zahlungsstellen vor dem Einlass ab: Kartenterminals laden, Geldkassetten vorbereiten und Verlängerungskabel verlegen. Teile Routen- und Parkinformationen spätestens 2 Tage vorher mit den Gästen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Ciderfestival organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Gelände, Regeln, Genehmigungen und Ciderlieferanten sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wie viel Cider brauche ich für ein Festival?
Rechne als Ausgangspunkt mit 0,75 bis 1 Liter pro Person für ein mehrstündiges Festival. Plane zusätzlich Wasser und alkoholfreie Getränke ein und passe die Menge an Dauer, Zielgruppe und Essensangebot an.
Wie viele Probiergläser brauche ich pro Gast?
Plane mindestens ein Probierglas pro Gast und etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei 50 Gästen sind das beispielsweise 55 bis 58 Gläser, damit Bruch und Wechsel kein Problem werden.
Wann muss der Cider gekühlt werden?
Beginne mit dem Kühlen mindestens 6 bis 8 Stunden vor dem Ausschank, bei großen Mengen besser am Vorabend. Prüfe die Kühlung direkt nach der Lieferung und stelle die Flaschen nach Sorten geordnet bereit.

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