Chocolademarkt organiseren: checklist en planning
Een chocolademarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen chocoladestands en tafels regelen. Je moet verkopers op tijd vastleggen, allergeneninformatie verzamelen, proeverijen portioneren en stroom, betalingen en leveringen op elkaar afstemmen. Werk van de grote afspraken naar de laatste boodschappen: eerst concept, datum, locatie en vergunningen; daarna deelnemers, indeling en communicatie. In de laatste week controleer je het weer, stuur je verkopersinformatie opnieuw en maak je plattegrond, naambadges en veiligheidsinformatie klaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Marktconcept en openingstijden vastleggen
Locatie en datum reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Chocoladestands werven
2 personen
Deelnemersvoorwaarden versturen
Aanmeldingen van verkopers verwerken
2 personen
Dieetwensen en allergenen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Stroompunten en aansluitingen bepalen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Posters en flyers verspreiden
2 personen
Verkoperslijst bevestigen
Aanmeldingen bezoekers verwerken
2 personen
Betaalwijze voor eigen verkoop instellen
Proeverijmenu samenstellen
2 personen
Allergeneninformatie verzamelen
2 personen
Route- en veiligheidsplan printen
Leveringen met verkopers afstemmen
Materialen en boodschappen bestellen
Weersverwachting controleren
Verkopersinformatie opnieuw versturen
Boodschappen doen
2 personen
Proefproducten portioneren
3 personen
Naambadges en plattegrond voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Leveranciers ontvangen
3 personen
Tenten en marktkramen opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Proeverijtafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Allergenenbordjes plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Verkopers naar hun stands begeleiden
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Proeverijen serveren
3 personen
Informatiebalie bemannen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Proeverijschalen bijvullen
2 personen
Tafels en looppaden controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkopers uitchecken
2 personen
Proeverij en bar afsluiten
3 personen
Nazorg
Chocolade en dranken veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten en marktkramen afbreken
5 personen
Servies en apparatuur schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Stroom en verlichting ontkoppelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Klaptafelsaantal 4
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 40
- Dessertbordjesaantal 120
- Besteksetsaantal 60
- Serveerlepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerplankenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Geluidsinstallatie
- Microfoon
- Kassa
- Pinapparaat
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Keukentangenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 16
- Slingersaantal 8
- Menubordenaantal 12
- Allergenenbordjesaantal 20
- Naambadgesaantal 40
- Informatiebordenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Handdesinfectiehoudersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg openingstijden, locatie en datum eerst vast en controleer daarna direct welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Zo werf je geen verkopers voor een markt die nog niet uitvoerbaar is.
- Vraag van iedere chocolatier uiterlijk vóór het definitieve programma de productnamen, ingrediënten en allergenen op. Zet die informatie gebundeld klaar voor bezoekers en vermeld ook dieetwensen bij de proeverijen.
- Maak de standindeling zodra de verkoperslijst grotendeels compleet is. Noteer per stand de benodigde stroomaansluiting en houd ruimte vrij voor looproutes, wachtrijen en leveringen.
- Portioneer proefproducten vóór de marktdag en stem het aantal porties af op het verwachte bezoekersaantal. Leg glazen, dessertbordjes, serveerlepels en serveerschalen per proeverij klaar, zodat verkopers niet tijdens de opening hoeven te zoeken.
- Controleer in de laatste 48 uur het weer, de leveringstijden en alle betaalmiddelen. Test pinapparaat, kassa, verlengkabels en stekkerdozen en stuur verkopersinformatie, route en veiligheidsplan nog één keer door.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een chocolademarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, concept en vergunningen. Start in dezelfde periode met het werven van chocoladestands, zodat je uiterlijk 4 weken voor opening de indeling kunt maken.
- Hoeveel chocoladestands heb ik nodig voor een markt?
- Dat hangt af van de ruimte en openingstijd, maar maak de standindeling pas definitief zodra je deelnemerslijst compleet is. Reserveer daarnaast minimaal 1 aparte plek voor proeverijen, informatie of betalingen als verkopers die functies niet zelf verzorgen.
- Wanneer moet ik allergeneninformatie voor een chocolademarkt verzamelen?
- Vraag ingrediënten en allergenen op zodra een verkoper zich aanmeldt en sluit de inventaris uiterlijk 2 weken voor het evenement af. Controleer de gegevens opnieuw wanneer verkopers hun assortiment of proefproducten wijzigen.
- Wat moet ik de laatste dag voor een chocolademarkt controleren?
- Controleer 24 tot 48 uur vooraf de weersverwachting, leveringen, standindeling, stroompunten en betaalapparatuur. Leg ook plattegrond, naambadges, route- en veiligheidsplan, proefproducten en servies per onderdeel klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!