Organiser un marché du chocolat sans rien oublier

Un marché du chocolat demande plus qu’une réunion de vendeurs et quelques tables. Il faut fixer les horaires, réserver le lieu, gérer les autorisations, coordonner les stands et prévoir les dégustations dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à préparer, des premières inscriptions jusqu’à l’accueil du public. Elle vous aide aussi à éviter les oublis fréquents : allergènes, raccordements électriques, livraisons, paiements et informations de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept du marché et les horaires d’ouverture
Réserver le lieu et la date
Vérifier les autorisations et les déclarations
Recruter des stands de chocolat
2 personnes
Envoyer les conditions de participation
Traiter les inscriptions des vendeurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires et les allergènes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Définir les points d’alimentation et les raccordements
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Distribuer les affiches et les flyers
2 personnes
Confirmer la liste des fournisseurs
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Configurer le mode de paiement pour les ventes personnelles
Composer le menu de dégustation
2 personnes
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
Imprimer le plan d’itinéraire et de sécurité
Coordonner les livraisons avec les vendeurs
Commander le matériel et les courses
Vérifier les prévisions météo
Renvoyer les informations aux vendeurs
Faire les courses
2 personnes
Portionner les produits de dégustation
3 personnes
Préparer les badges nominatifs et le plan
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Monter les tentes et les stands
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer les tables de dégustation
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Installer les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Tester le système de sonorisation
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Guider les vendeurs vers leurs stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir les dégustations
3 personnes
Tenir le comptoir d'information
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner les plateaux de dégustation
2 personnes
Vérifier les tables et les zones de passage
Vider les poubelles
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Clôturer la dégustation et le bar
3 personnes

Suivi

Ranger le chocolat et les boissons en lieu sûr
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes et les stands de marché
5 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Débrancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 60
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Planches de serviceqté 12
Verres doseursqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphone
Caisse
Terminal de paiement
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 16
Guirlandesqté 8
Panneaux de menuqté 12
Panneaux allergènesqté 20
Badges nominatifsqté 40
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et la date, puis vérifiez les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les besoins électriques et les horaires de livraison doivent être confirmés avec le lieu avant d’inviter les vendeurs.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et la liste des allergènes dès l’inscription. Regroupez ces informations dans un document unique et prévoyez un affichage lisible près de chaque dégustation.
Dessinez le plan des stands avant de commander le mobilier. Prévoyez les tables, chaises, tabourets et passages, puis vérifiez que les câbles, multiprises et rallonges ne traversent pas les zones de circulation.
Pour les dégustations, portionnez les produits le jour même ou la veille selon leur conservation. Comptez la vaisselle, les plateaux, les cuillères et les verres doseurs avec une marge d’environ 10 % pour absorber la casse et les réassorts.
Envoyez les dernières consignes aux vendeurs 48 heures avant l’événement : horaires d’arrivée, emplacement, livraison, paiement et contact sur place. Gardez une copie imprimée du plan, de l’itinéraire de sécurité et de la liste des fournisseurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du chocolat ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les stands, traiter les inscriptions et commander le matériel.
Quand faut-il demander les informations sur les allergènes ?: Demandez-les au moment de l’inscription des vendeurs, puis relancez les retardataires 3 semaines avant l’événement. Vérifiez la version finale 48 heures avant l’ouverture pour que les affichages correspondent aux produits servis.
Combien de dégustations prévoir par visiteur ?: Définissez une portion standard avant de composer le menu, puis calculez le stock à partir du nombre d’inscrits. Ajoutez généralement 10 % de portions supplémentaires pour les visiteurs non prévus et les pertes pendant le service.
Quand confirmer les livraisons et les horaires des stands ?: Confirmez-les 7 jours avant le marché, puis renvoyez les informations finales 48 heures avant. Indiquez pour chaque vendeur l’heure d’arrivée, l’accès, l’emplacement et les raccordements disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.