Checklist para organizar un mercado de chocolate

Organizar un mercado de chocolate requiere coordinar vendedores, degustaciones, circulación y seguridad sin dejar los detalles para el último día. Esta checklist reúne 62 tareas y 43 elementos para seguir el trabajo en orden, desde reservar el lugar hasta preparar las acreditaciones. Presta especial atención a los alérgenos, las conexiones eléctricas, las entregas y el método de pago. También encontrarás los puntos que suelen retrasarse: confirmar vendedores, cerrar el plano de puestos y porcionar las muestras.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer el concepto del mercado y los horarios de apertura
Reservar lugar y fecha
Comprobar permisos y notificaciones
Buscar puestos de chocolate
2 personas
Enviar las condiciones de participación
Procesar las inscripciones de los vendedores
2 personas
Recopilar necesidades dietéticas y alérgenos
Hacer el plano de puestos
2 personas
Determinar puntos de corriente y conexiones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Distribuir carteles y folletos
2 personas
Confirmar la lista de vendedores
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Configurar el método de pago para la venta propia
Preparar el menú de degustación
2 personas
Reunir información sobre alérgenos
2 personas
Imprimir el plan de ruta y seguridad
Coordinar las entregas con los vendedores
Pedir materiales y compras
Comprobar el pronóstico del tiempo
Reenviar la información de los vendedores
Hacer la compra
2 personas
Porcionar los productos de prueba
3 personas
Preparar las acreditaciones y el plano
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir a los proveedores
3 personas
Montar tiendas y puestos del mercado
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar las mesas de degustación
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colocar carteles de alérgenos
2 personas
Probar el sistema de sonido
Realizar el control de seguridad
2 personas
Guiar a los vendedores hasta sus stands
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir las degustaciones
3 personas
Atender el mostrador de información
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
Rellenar las bandejas de degustación
2 personas
Comprobar las mesas y los pasillos
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Cerrar la degustación y el bar
3 personas

Seguimiento

Guardar de forma segura el chocolate y las bebidas
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas y los puestos del mercado
5 personas
Limpiar la vajilla y el equipo
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Desconectar la corriente y la iluminación
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger las compras sobrantes
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 10
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 6
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 40
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 60
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de servircant. 20
Tablas para servircant. 12
Jarras medidorascant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófono
Caja registradora
Máquina de sellado
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Mantelescant. 16
Guirnaldascant. 8
Carteles del menúcant. 12
Carteles de alérgenoscant. 20
Credencialescant. 40
Paneles informativoscant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Papeleracant. 8
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano de puestos antes de reenviar la información a los vendedores. Marca también los puntos de corriente y calcula la ubicación de cables, máquinas de café, neveras portátiles y equipos de sonido.
Recopila los alérgenos y las necesidades dietéticas durante la inscripción, no al montar el mercado. Lleva esa información al menú de degustación y a los carteles o acreditaciones correspondientes.
Coordina las entregas con cada vendedor con una hora concreta y una zona de descarga. Así evitarás que los puestos, las mesas y las carpas lleguen mientras el público ya está entrando.
Porciona los productos de prueba antes de abrir y prepara bandejas, vasos, platos de postre, cubiertos y cucharones de servir. Reserva más unidades de las previstas para sustituir rápidamente el material usado o contaminado.
Comprueba el pronóstico del tiempo y el recorrido de seguridad al menos 48 horas antes. Si el mercado es al aire libre, confirma entonces las carpas, el mobiliario, las conexiones eléctricas y el plan de circulación.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un mercado de chocolate?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, tramitar permisos y buscar puestos de chocolate. Deja las confirmaciones finales, las compras y el plano cerrado para la última semana.
¿Qué permisos necesita un mercado de chocolate?: Depende del lugar y del formato, pero debes comprobar permisos y notificaciones con al menos 6 semanas de antelación. Consulta también los requisitos de venta de alimentos, degustaciones, electricidad y ocupación del espacio.
¿Cuántas muestras de chocolate preparar por visitante?: Calcula entre 4 y 6 porciones de degustación por visitante inscrito y añade un margen del 10 al 15 %. Ajusta la cantidad cuando confirmes la lista de vendedores y el menú definitivo.
¿Cuándo confirmar a los vendedores del mercado?: Confirma la lista de vendedores entre 10 y 14 días antes de la apertura. En ese momento reenvía horarios, condiciones de participación, plano, necesidades eléctricas, entregas y datos sobre alérgenos.

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