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Schokolademarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schokolademarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Probierhäppchen. Du musst Verkaufsflächen, Strom, Allergene, Lieferzeiten und die Besucherführung früh festlegen. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Ortes bis zur Ausgabe von Namensschildern und Lageplan durch die Planung. Plane die letzten Kontrollen spätestens am Vortag ein, damit am Veranstaltungstag Zeit für Aufbau, Portionierung und Rückfragen bleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Marktkonzept und Öffnungszeiten festlegen

  • Ort und Datum reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Schokoladenstände anwerben

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen verschicken

  • Anmeldungen von Verkäufern bearbeiten

    2 Personen

  • Diätwünsche und Allergene erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse und Verbindungen festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung online veröffentlichen

  • Plakate und Flyer verteilen

    2 Personen

  • Verkäuferliste bestätigen

  • Anmeldungen der Besucher bearbeiten

    2 Personen

  • Zahlungsmethode für Eigenverkauf einrichten

  • Verkostungsmenü zusammenstellen

    2 Personen

  • Allergeninformationen sammeln

    2 Personen

  • Routen- und Sicherheitsplan drucken

  • Lieferungen mit den Verkäufern abstimmen

  • Materialien und Einkäufe bestellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Verkäuferinformationen erneut versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Probierprodukte portionieren

    3 Personen

  • Namensschilder und Lageplan vorbereiten

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferanten empfangen

    3 Personen

  • Zelte und Marktstände aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Strom und Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Verkostungstische aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Allergenschildchen aufstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Verkäufer zu ihren Ständen begleiten

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Verkostungen servieren

    3 Personen

  • Infostand besetzen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Verkostungsschalen nachfüllen

    2 Personen

  • Tische und Laufwege kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkäufer auschecken

    2 Personen

  • Verkostung und Bar schließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Schokolade und Getränke sicher verstauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Zelte und Marktstände abbauen

    5 Personen

  • Geschirr und Geräte reinigen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    2 Personen

  • Strom und Beleuchtung abkoppeln

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 6
  • KlappischeAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 40
  • DesserttellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierbretterAnz. 12
  • MessbecherAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Beschallungsanlage
  • Mikrofon
  • Kasse
  • Kartenterminal
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • GirlandenAnz. 8
  • MenükartenAnz. 12
  • AllergenhinweisschilderAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 40
  • InfotafelnAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Öffnungszeiten, Standaufteilung und Stromanschlüsse fest, bevor du Verkäufer zusagst. So vermeidest du, dass mehrere Kaffeemaschinen oder Kühlboxen am selben Anschluss hängen.
  • Fordere Allergen- und Diätinformationen spätestens mit der Anmeldung an und prüfe sie vor dem Druck von Verkostungsmenü und Beschilderung. Nachträgliche Änderungen am Veranstaltungstag führen schnell zu falschen Angaben.
  • Stimme Lieferungen mit jedem Verkäufer einzeln ab: Ankunftszeit, Zufahrt und benötigte Fläche. Schicke die vollständigen Verkäuferinformationen zusätzlich 2 bis 3 Tage vor dem Markt erneut.
  • Portioniere Probierprodukte erst nach der finalen Verkostungsliste und lagere sie in beschrifteten Aufbewahrungsboxen. Gläser, Dessertteller, Servierlöffel und Servierschalen solltest du nach Besucherzahl und nicht nur nach Standzahl kalkulieren.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere Partyzelte, Tische, Tischdecken sowie Verlängerungskabel. Drucke Routen- und Sicherheitsplan, Verkäuferliste, Namensschilder und Lageplan spätestens am Vorabend.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Schokolademarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und der Suche nach Schokoladenständen. Die Verkäuferliste, das Verkostungsmenü und die Allergenangaben sollten spätestens 2 Wochen vor dem Markt feststehen.
Wie viele Schokoladenstände braucht ein Schokolademarkt?
Das hängt von Fläche und Öffnungszeit ab, aber plane für einen kleinen Markt zunächst 8 bis 15 Stände und ordne jedem Stand eine feste Fläche zu. Reserviere zusätzlich Wegeflächen für Besucher, Lieferungen und Sicherheitsrouten.
Wann muss ich Allergene für einen Schokolademarkt erfassen?
Erfasse Allergene bereits bei der Verkäuferanmeldung und prüfe die Angaben spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Aktualisierte Informationen gehören anschließend ins Verkostungsmenü und an die jeweiligen Stände.
Was muss am Tag vor dem Schokolademarkt erledigt sein?
Am Vorabend sollten Verkäuferliste, Lageplan, Sicherheitsplan und Namensschilder gedruckt sowie Einkäufe und Materialien vollständig vor Ort sein. Kontrolliere außerdem Wetter, Strom, Kühlung und die Ankunftszeiten der Lieferungen.

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