Chocoladefestival organiseren: checklist en planning

Een chocoladefestival vraagt meer voorbereiding dan alleen chocolade inkopen. Je legt eerst datum, programma en locatie vast, en werkt daarna toe naar leveranciers, workshops, aanmeldingen en de inrichting van het terrein. Let vooral op stroom, koeling, allergeneninformatie en de timing van leveringen. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het klaarzetten van proefbekers en porties op de festivaldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en vergunning controleren
2 personen
Leveranciers van chocolade benaderen
2 personen
Cateraars en bakkers vastleggen
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
Stroompunten en kabelroutes bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Proeverijen en workshops plannen
2 personen
Workshopinschrijvingen openen
Medewerkers en vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen en aankomsttijden bevestigen
Menukaarten en allergenenkaarten maken
2 personen
Prijslijsten en routeborden maken
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Weersverwachting en binnenruimte controleren
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Chocolade en gebak ontvangen
3 personen
Verse producten koelen
2 personen
Porties en proefbekers voorbereiden
4 personen
Allergenen en dieetporties labelen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Tenten en parasols opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom en verlengkabels aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Kraamindeling markeren
2 personen
Chocoladekramen inrichten
6 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Proefporties uitstallen
4 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Kassa- en pinpunt testen
2 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten en wastafels controleren
2 personen
Briefing van medewerkers geven
4 personen

Event

Entree en ontvangst openen
3 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Proefbonnen uitdelen
2 personen
Chocolade serveren
6 personen
Warme chocolademelk schenken
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gebak en desserts presenteren
3 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Chocolade temperen demonstreren
2 personen
Pralines demonstreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en proefmateriaal aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussendoor schoonmaken
2 personen
Voorraad gekoeld bewaren
2 personen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
4 personen
Kassa en pinapparatuur afsluiten
2 personen
Servies en keukengerei afwassen
4 personen
Kramen en werktafels afbreken
5 personen
Tenten en decoratie afbreken
5 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Terrein vegen en schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleend materiaal reinigen
3 personen
Materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Marktkramenaantal 12
Tafelkleedhoezenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Theelepelsaantal 180
Vorkjesaantal 180
Proefbekersaantal 500
Servetdispensersaantal 12

Apparatuur

Chocoladesmeltersaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 3
Kassakoffersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Brandblussersaantal 4

Keuken

Mengkommenaantal 12
Maatbekersaantal 6
Keukenweegschalenaantal 4
Spatelsaantal 12
Gardeaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Spuitzakkenaantal 100
Bakplatenaantal 12
Siliconenmattenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Schenklepelsaantal 6
Digitale thermometersaantal 6
Koelthermometersaantal 6

Decoratie

Lichtslingersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Chocoladepostersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 18
Menubordenaantal 12
Allergenenkaartenaantal 24
Routebordenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 30
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
Krukken voor workshopsaantal 30
Proefschalenaantal 40
Bonbondozenaantal 150
Prijskaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 250
Proefbonnenaantal 800

Tips

Leg het programma uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Plan proeverijen en workshops met begin- en eindtijden, zodat leveranciers, cateraars en vrijwilligers weten wanneer hun bijdrage nodig is.
Controleer minstens 4 weken vooraf de stroompunten en kabelroutes. Chocoladesmelters, koffiezetapparaten, waterkokers en pinapparaten kunnen samen meer aansluitingen vragen dan de locatie beschikbaar heeft.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en zet allergenen op aparte kaarten. Maak per proeverij duidelijk welke chocolade, gebaksoorten en andere ingrediënten aanwezig zijn.
Bevestig leveringen 3 tot 5 dagen vooraf met aankomsttijd en losplaats. Reserveer gekoelde ruimte voor verse producten en controleer chocolade en gebak meteen bij ontvangst.
Maak porties en proefbekers op de festivaldag in rondes klaar, bijvoorbeeld 30 tot 60 minuten vóór een proeverij. Zo blijft chocolade vers en voorkom je dat alles uren op tafel staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een chocoladefestival organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en leveranciers. Open workshopinschrijvingen zodra de tijden en capaciteit vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor het festival.
Hoeveel proefbekers heb ik nodig voor een chocoladefestival?: Reken minimaal één proefbeker per geplande proeverij per bezoeker en houd 10 tot 15 procent reserve aan. Bij 200 bezoekers en drie proefrondes kom je dus uit op ongeveer 660 tot 690 proefbekers.
Wanneer moet ik allergenenkaarten voor een chocoladefestival maken?: Maak de eerste versie 1 tot 2 weken vooraf, zodra recepten en leveranciers definitief zijn. Controleer de kaarten opnieuw bij ontvangst van chocolade en gebak, omdat een ingrediënt of leverancier nog kan wijzigen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een chocoladefestival?: Plan minimaal één medewerker per workshop of proeverij, één persoon voor ontvangst en inschrijvingen en één voor betalingen. Voor een festival met 100 tot 150 bezoekers zijn meestal 6 tot 10 medewerkers nodig, afhankelijk van het aantal stands.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.