Checklist para organizar un Festival del Chocolate

Un Festival del Chocolate combina degustaciones, talleres, puestos de venta y productos que necesitan una buena coordinación. Empieza cerrando la fecha, el programa, el lugar y los permisos; después confirma proveedores, material, personal e inscripciones. Durante la última semana tendrás que cuadrar entregas, electricidad, conservación en frío y preferencias dietéticas. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que el chocolate llegue a tiempo, las actividades tengan capacidad controlada y el recinto funcione desde la apertura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar el lugar y el permiso
2 personas
Contactar a proveedores de chocolate
2 personas
Contratar caterings y panaderos
2 personas
Hacer reservas de material
Hacer el plano del recinto
2 personas
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Planificar degustaciones y talleres
2 personas
Abrir las inscripciones al taller
Asignar personal y voluntarios
2 personas
Confirmar las entregas y los horarios de llegada
Preparar cartas del menú y de alérgenos
2 personas
Hacer listas de precios y carteles de ruta
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Comprobar el material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo y el espacio interior
Comprobar las existencias y la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recibir chocolate y pasteles
3 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Preparar las porciones y los vasos de degustación
4 personas
Etiquetar alérgenos y raciones dietéticas
2 personas
Preparar el material de presentación
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Montar tiendas y sombrillas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la electricidad y los alargadores
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
Montar los puestos de chocolate
6 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Exponer las muestras para degustación
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Probar la caja registradora y el TPV
2 personas
Colocar carteles y señalización
2 personas
Revisar los baños y lavabos
2 personas
Dar briefing al personal
4 personas

Evento

Abrir entrada y recepción
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir vales de degustación
2 personas
Servir chocolate
6 personas
Servir chocolate caliente
3 personas
Servir café y té
2 personas
Presentar pasteles y postres
3 personas
Guiar talleres
4 personas
Demostrar el templado del chocolate
2 personas
Demostrar pralinas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer vajilla y material de degustación
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas entre momentos
2 personas
Mantener el stock refrigerado
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
4 personas
Cerrar la caja y el terminal de pago
2 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
4 personas
Desmontar los puestos y las mesas de trabajo
5 personas
Desmontar las carpas y la decoración
5 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Barrer y limpiar el recinto
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar el material prestado
3 personas
Devolver el material
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 18
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 80
Puestos de mercadocant. 12
Fundas para mantelescant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Cucharillascant. 180
Tenedorescant. 180
Vasos de pruebacant. 500
Dispensadores de servilletascant. 12

Equipo

Fundidores de chocolatecant. 6
Jarras térmicascant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 6
Datáfonoscant. 3
Cajas de la caja registradoracant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Extintorescant. 4

Cocina

Cuencos para mezclarcant. 12
Jarras medidorascant. 6
Básculas de cocinacant. 4
Espátulascant. 12
Batidor de varillascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Mangas pastelerascant. 100
Bandejas de hornocant. 12
Tapetes de siliconacant. 12
Pinzas de servircant. 12
Cucharones para servircant. 6
Termómetros digitalescant. 6
Termómetros para refrigeracióncant. 6

Decoración

Guirnaldas de lucescant. 8
Guirnaldascant. 10
Pósteres de chocolatecant. 12
Decoraciones de mesacant. 18
Carteles del menúcant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 24
Señales de rutacant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Paños de microfibracant. 30
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras
Taburetes para tallerescant. 30
Bandejas de degustacióncant. 40
Cajas de bombonescant. 150
Etiquetas de preciocant. 80
Pulserascant. 250
Bonos de degustacióncant. 800

Consejos

Cierra proveedores y reservas de material al menos 3 semanas antes. Los fundidores de chocolate, mesas, carpas, máquinas de café y puestos pueden ser difíciles de conseguir para la misma fecha.
Abre las inscripciones de los talleres antes de publicar el programa definitivo. Indica plazas, duración y posibles alérgenos para no preparar porciones ni personal a ciegas.
Dibuja el plano del recinto con antelación y marca electricidad, rutas de cables, entradas, puestos y zona de degustación. Deja los cables fuera de los pasos y reserva un espacio interior si el pronóstico empeora.
Confirma cada entrega con hora de llegada y persona responsable entre 3 y 5 días antes. El chocolate y los pasteles frescos deben pasar a refrigeración en cuanto se reciban.
Prepara las cartas del menú, los carteles de ruta y la información de alérgenos antes del montaje. Divide las degustaciones en vasos de prueba y deja listas cucharillas, platos y servilletas para no frenar la cola.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival del Chocolate?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos, proveedores y programa. Reserva el material y contacta al personal al menos 3 semanas antes; deja la compra y la preparación final para los últimos 2 o 3 días.
¿Cuánto chocolate necesito por persona para una degustación?: Calcula entre 80 y 120 gramos por persona si habrá varias muestras, talleres y otros alimentos. Añade un margen del 10 al 15 % para reposiciones, porciones desiguales y preferencias dietéticas.
¿Cuándo debo refrigerar el chocolate y los pasteles?: Recíbelos y refrigera los productos frescos inmediatamente, idealmente dentro de los 30 minutos posteriores a la entrega. Confirma la hora de llegada el día anterior y comprueba que las neveras portátiles tengan capacidad antes de comprar.
¿Cuándo se abren las inscripciones para los talleres de chocolate?: Ábrelas entre 2 y 4 semanas antes del festival, cuando ya estén definidos horarios, plazas, duración y requisitos. Cierra o revisa las listas 2 días antes para asignar personal, preparar ingredientes y cubrir cancelaciones.

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