La checklist pour organiser votre festival du chocolat

Un festival du chocolat demande une préparation précise : les produits frais, les ateliers et le matériel doivent arriver au bon moment. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis avancez vers les fournisseurs, les inscriptions et le plan d’installation. Prévoyez aussi les besoins électriques des fondoirs, machines à café et bouilloires. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans l’ordre, jusqu’au portionnage des dégustations et à la réception des pâtisseries.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu et le permis
2 personnes
Contacter les fournisseurs de chocolat
2 personnes
Réserver les traiteurs et les boulangers
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Créer le plan du site
2 personnes
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les dégustations et les ateliers
2 personnes
Ouvrir les inscriptions aux ateliers
Répartir le personnel et les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons et les heures d’arrivée
Créer les menus et les cartes des allergènes
2 personnes
Créer les listes de prix et les panneaux d’orientation
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Vérifier le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo et l'espace intérieur
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réceptionner les chocolats et pâtisseries
3 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Préparer les portions et les gobelets de dégustation
4 personnes
Étiqueter les allergènes et les portions spéciales
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes et les parasols
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’alimentation et les rallonges
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
Aménager les stands de chocolat
6 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Présenter les échantillons
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Contrôler les toilettes et les lavabos
2 personnes
Faire le briefing du personnel
4 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée et l’accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bons de dégustation
2 personnes
Servir le chocolat
6 personnes
Servir du chocolat chaud
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter les pâtisseries et desserts
3 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Démontrer le tempérage du chocolat
2 personnes
Présenter des pralines
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et le matériel de dégustation
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Conserver le stock au frais
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
4 personnes
Clôturer la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
4 personnes
Démonter les stands et les tables de travail
5 personnes
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Balayer et nettoyer le site
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer le matériel emprunté
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Stands de marchéqté 12
Housses de nappesqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Cuillères à caféqté 180
Fourchettesqté 180
Gobelets de dégustationqté 500
Distributeurs de serviettesqté 12

Équipement

Fondoirs à chocolatqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Valises de caisseqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Extincteursqté 4

Cuisine

Saladiersqté 12
Verres doseursqté 6
Balances de cuisineqté 4
Spatulesqté 12
Carafesqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Sachets à douilleqté 100
Plaques de cuissonqté 12
Tapis en siliconeqté 12
Pinces de serviceqté 12
Louches de serviceqté 6
Thermomètres numériquesqté 6
Thermomètres de réfrigérationqté 6

Décoration

Guirlandes lumineusesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Affiches au chocolatqté 12
Décorations de tableqté 18
Panneaux de menuqté 12
Cartes allergènesqté 24
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Chiffons microfibresqté 30
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses
Tabourets pour ateliersqté 30
Assiettes de dégustationqté 40
Boîtes de chocolatsqté 150
Étiquettes de prixqté 80
Braceletsqté 250
Bons de dégustationqté 800

Conseils

Bloquez le lieu et vérifiez le permis au moins 8 à 12 semaines avant le festival. Prévoyez dès cette étape un espace intérieur de repli si la météo compromet les tentes.
Réservez tôt les fournisseurs de chocolat, les boulangers, les traiteurs et le matériel. Les fondoirs, stands, tables et terminaux de paiement sont souvent oubliés jusqu’à la dernière semaine.
Ouvrez les inscriptions aux ateliers dès que le programme est fixé, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Demandez en même temps les allergies et besoins alimentaires afin d’adapter les dégustations.
Dessinez le plan du site avant de choisir les branchements : séparez les stands, les ateliers, les files d’attente et les zones de paiement. Calculez les chemins de câbles et le nombre de prises pour chaque appareil électrique.
Confirmez les livraisons 48 à 72 heures avant l’ouverture et attribuez une personne à chaque arrivée. Réfrigérez immédiatement les produits frais, puis préparez les portions et gobelets de dégustation le jour prévu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival du chocolat ?: Commencez idéalement 3 à 4 mois avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, les fournisseurs, les stands et le matériel, puis d’ouvrir les inscriptions aux ateliers.
Combien de temps avant faut-il réserver les fournisseurs de chocolat ?: Contactez-les au moins 8 semaines avant le festival, surtout si vous avez besoin de volumes importants ou de produits spécifiques. Confirmez les quantités et l’heure de livraison 48 à 72 heures avant l’événement.
Comment organiser les dégustations d’un festival du chocolat ?: Planifiez les créneaux et le nombre de participants 3 à 4 semaines à l’avance. Préparez les portions, les gobelets, les cartes d’allergènes et les ustensiles le jour même ou la veille selon la conservation des produits.
Quel matériel électrique faut-il prévoir pour un festival du chocolat ?: Listez chaque fondoir, machine à café, bouilloire et appareil avant de créer le plan du site. Vérifiez les prises disponibles et installez les rallonges, multiprises et chemins de câbles au plus tard la veille.

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