Schokoladenfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schokoladenfestival braucht mehr als verschiedene Sorten Schokolade: Lieferungen, Kühlung, Verkostungen, Workshops und Strom müssen zeitlich zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort, bevor du Lieferanten, Caterer und Ausstattung festlegst. Vier bis sechs Wochen vorher sollten Einladungen und Anmeldungen laufen; in der letzten Woche prüfst du Mengen, Allergenkarten und Lieferzeiten. Am Vortag bereitest du Probebecher, Portionen und die Arbeitsbereiche vor.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Ort und Genehmigung prüfen
2 Personen
Schokoladenlieferanten ansprechen
2 Personen
Caterer und Bäcker festlegen
2 Personen
Materialreservierungen vornehmen
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabelwege festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Verkostungen und Workshops planen
2 Personen
Workshop-Anmeldungen öffnen
Mitarbeiter und Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferungen und Ankunftszeiten bestätigen
Speisekarten und Allergenkarten erstellen
2 Personen
Preisliste und Wegweiser erstellen
2 Personen
Social-Media-Beiträge posten
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
Wettervorhersage und Innenraum prüfen
Vorräte und Einkäufe prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Schokolade und Gebäck annehmen
3 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Portionen und Probebecher vorbereiten
4 Personen
Allergene und Diätportionen kennzeichnen
2 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Zelte und Sonnenschirme aufbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Strom und Verlängerungskabel anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Standaufteilung markieren
2 Personen
Schokoladenstände einrichten
6 Personen
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
Probierportionen ausstellen
4 Personen
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kassen- und Kartenzahlungsterminal testen
2 Personen
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Toiletten und Waschbecken prüfen
2 Personen
Mitarbeiter einweisen
4 Personen

Event

Eingang und Empfang öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Probe-Gutscheine verteilen
2 Personen
Schokolade servieren
6 Personen
Heiße Schokolade ausschenken
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Gebäck und Desserts präsentieren
3 Personen
Workshops betreuen
4 Personen
Vorführung zum Temperieren von Schokolade
2 Personen
Pralinen vorführen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr und Testmaterial ergänzen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Vorrat gekühlt lagern
2 Personen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verpacken
4 Personen
Kasse und Kartengeräte abschließen
2 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
4 Personen
Stände und Arbeitstische abbauen
5 Personen
Zelte und Dekoration abbauen
5 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Gelände fegen und reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausgeliehenes Material reinigen
3 Personen
Material zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 18
StehtischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
MarktständeAnz. 12
TischdeckenhussenAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
TeelöffelAnz. 180
GabelnAnz. 180
ProbebecherAnz. 500
ServiettenhalterAnz. 12

Ausstattung

SchokoladenschmelzerAnz. 6
ThermokannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenlesegeräteAnz. 3
KassakofferAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4

Küche

RührschüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 6
KüchenwaagenAnz. 4
SpatelAnz. 12
SchneebesenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
SpritzbeutelAnz. 100
BackblecheAnz. 12
SilikonmattenAnz. 12
ServierzangenAnz. 12
AusgabelöffelAnz. 6
Digitale ThermometerAnz. 6
KühlthermometerAnz. 6

Dekoration

LichterkettenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 10
SchokoladenposterAnz. 12
TischdekorationenAnz. 18
MenükartenAnz. 12
AllergenkartenAnz. 24
WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
PutzeimerAnz. 4
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 30
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe
Hocker für WorkshopsAnz. 30
ProbiertablettsAnz. 40
PralinenschachtelnAnz. 150
PreisschilderAnz. 80
ArmbänderAnz. 250
ProbegutscheineAnz. 800

Tipps

Lege Verkostungen und Workshops früh fest und öffne die Workshop-Anmeldung spätestens vier Wochen vor dem Termin. So kannst du Probebecher, Sitzplätze und Personal nach tatsächlichen Anmeldungen kalkulieren.
Bestätige jede Lieferung drei bis fünf Tage vorher mit genauer Ankunftszeit. Schokolade, Gebäck und frische Produkte brauchen unterschiedliche Lagerbedingungen; richte Kühlboxen und Kühlflächen vor dem Eintreffen ein.
Plane die Stromversorgung vor dem Aufbau: Schokoladenschmelzer, Kaffeemaschinen und Wasserkocher sollten nicht zufällig an einer Steckdose hängen. Zeichne Kabelwege im Lageplan ein und halte Verlängerungskabel sowie sichere Laufwege bereit.
Erstelle Speisekarten und Allergenkarten mindestens eine Woche vorher. Bei Schokolade werden Nüsse, Milch, Gluten und Soja schnell übersehen – erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung.
Bereite Portionen und Probebecher am Vortag vor, aber fülle empfindliche oder frische Produkte erst kurz vor der Öffnung ein. Rechne pro Verkostung mit einem eigenen Becher und stelle zusätzliche Servietten sowie Wasser an jedem Bereich bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein Schokoladenfestival planen?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Lieferanten, Caterer und Material solltest du spätestens sechs Wochen vor dem Termin anfragen und reservieren.
Wie viel Schokolade brauche ich für ein Schokoladenfestival?: Für eine reine Verkostung kannst du mit etwa 80 bis 120 Gramm pro Person rechnen, abhängig von der Zahl der Stationen. Bei Workshops kommt die benötigte Menge für die Verarbeitung zusätzlich dazu; plane außerdem etwa 10 Prozent Reserve ein.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Schokoladenfestival verschicken?: Verschicke die Einladungen vier bis sechs Wochen vorher und setze den Anmeldeschluss etwa sieben Tage vor dem Festival. So bleiben mindestens fünf Tage für Mengenplanung, Allergenkarten und die Einteilung von Mitarbeitern und Freiwilligen.
Was muss ich am Tag vor dem Schokoladenfestival vorbereiten?: Kontrolliere Vorräte und Einkäufe, richte Schmelzer und Arbeitsflächen ein und bereite Portionen sowie Probebecher vor. Bestätige außerdem die Lieferzeiten und prüfe am Vorabend Wetter, Innenraum, Erste-Hilfe-Material und Stromanschlüsse.

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