Checklist voor een hedendaagse dansvoorstelling

Een hedendaagse dansvoorstelling vraagt meer dan een speeldatum en een zaal. Je moet publieksinformatie, kaartverkoop, techniek, dansvloer, kleedkamers en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met doelgroep, locatie en zaalindeling; leg daarna de voorstelling en reserveringen vast. In de laatste week controleer je vooral muziekback-ups, technische aansluitingen, catering, programmaboekjes en de route van entree naar zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en doelgroep bepalen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Voorstellingsdatum publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma en publieksinformatie maken
2 personen
Tickets en gastenlijst controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappen bestellen
Reserveringen bevestigen
Technische wensen controleren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Muziekbestanden back-uppen
Dansvloer inspecteren
2 personen
Publieksroute bepalen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Cateringmateriaal verzamelen
2 personen
Decoratie controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse catering koelen
2 personen
Programmaboekjes printen
Naamkaartjes en polsbandjes maken
2 personen
Technische apparatuur testen
2 personen

Event

Zaal leegmaken
4 personen
Dansvloer reinigen
2 personen
Podiumzone markeren
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Entreebalie plaatsen
2 personen
Cateringtafels opstellen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes presenteren
2 personen
Briefing publieksbegeleiders
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Artiëntenwater klaarzetten
Publiek ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Garderobe aannemen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Voorstelling technisch bedienen
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzegebied schoonhouden
2 personen
Tweede deel technisch bedienen
2 personen
Artiesten bedanken
2 personen
Avondcatering klaarzetten
3 personen
Nazitje begeleiden
3 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
Techniek en materialen inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Gastenlijst administratief afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stapelstoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Entreebalie
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonaantal 2
Laptop voor muziek
Back-uplaptop
Audio- en stroomkabels
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kledinghangersaantal 180
Ticketscanneraantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Batterijlampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 160
Vorkenaantal 180
Messenaantal 160
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Zwarte doekenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Programmabordenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling vroeg vast en teken de publieksroute uit: van entreebalie en garderobe naar zitplaatsen, toiletten en uitgang. Zo zie je vóór de opbouw waar stapelstoelen, tafels en garderoberekken moeten staan.
Plan de technische controle niet pas op de voorstellingsdag. Test actieve speakers, audiomixer, draadloze microfoon, LED-spots en alle stroom- en verlengkabels; bewaar de muziek bovendien op een laptop én een back-uplaptop.
Controleer de dansvloer vóór de repetitie en opnieuw op de speeldag. Een losse rand, glad oppervlak of kabel in de speelzone moet vóór ontvangst van het publiek zijn opgelost.
Sluit aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de voorstelling. Bereken daarna de catering, koel verse producten op tijd en zet houdbare voorraad, waterglazen, kopjes en serveermateriaal apart klaar.
Maak de publieksbalie compleet vóór de deuren openen: gastenlijst, tickets, naamkaartjes, polsbandjes en programmaboekjes. Plan daarnaast vrijwilligers voor entree, zaalbegeleiding, garderobe en backstage, zodat artiesten niet zelf het publiek hoeven op te vangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hedendaagse dansvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met voorstelling, doelgroep, locatie en datum. Open daarna de aanmeldingen en werk in de laatste 7 dagen de techniek, catering en publieksmaterialen af.
Wanneer moet ik de muziek voor een dansvoorstelling controleren?: Verzamel de definitieve muziek uiterlijk 1 week vooraf en test alle bestanden tijdens de technische controle. Zet minimaal 2 kopieën klaar, bijvoorbeeld op een laptop en een back-uplaptop.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een dansvoorstelling?: Plan 1 stoel per bevestigde gast en houd enkele extra stoelen achter de hand voor wijzigingen op de gastenlijst. Controleer de definitieve aantallen 24 tot 48 uur vóór aanvang, nadat aanmeldingen zijn verwerkt.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een dansvoorstelling?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de voorstelling. Bestel daarna de hoeveelheden en koel verse catering op tijd, zodat je op de speeldag alleen nog hoeft uit te serveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.