Checklist pour organiser un spectacle de danse contemporaine

Un spectacle de danse contemporaine demande une coordination précise entre la scène, l’accueil du public et la technique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la définition du spectacle jusqu’à l’ouverture des portes. Prévoyez notamment les fichiers musicaux en double, le contrôle de la piste de danse et un parcours public lisible. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le catering doivent être finalisés avant les derniers jours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le spectacle et le public cible
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Publier la date de la représentation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le programme et les informations au public
2 personnes
Vérifier les billets et la liste des invités
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Commander les courses
Confirmer les réservations
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Sauvegarder les fichiers musicaux
Inspecter la piste de danse
2 personnes
Définir le parcours du public
2 personnes
Planifier les bénévoles
Rassembler le matériel de restauration
2 personnes
Vérifier la décoration
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits traiteur frais
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
Créer les badges nominatifs et les bracelets
2 personnes
Tester le matériel technique
2 personnes

Événement

Vider la salle
4 personnes
Nettoyer le sol de danse
2 personnes
Marquer la zone du podium
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer les tables de traiteur
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Orienter l'éclairage
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer les livrets de programme
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
Briefing des accompagnateurs du public
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer l’eau des artistes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Garderobe
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Assurer la technique du spectacle
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder la zone de pause propre
2 personnes
Gérer la deuxième partie technique
2 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Mettre en place le service du soir
3 personnes
Animer le verre de clôture
3 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
Emballer la technique et le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Clôturer administrativement la liste des invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises empilablesqté 160
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Bureau d’accueil
Portantsqté 4
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Micro sans filqté 2
Ordinateur portable pour la musique
Ordinateur portable de secours
Câbles audio et d'alimentation
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Cintresqté 180
Scanner de billetsqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes à batterieqté 8
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 160
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 160
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Tissus noirsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixez la jauge de la salle avant d’ouvrir les inscriptions : elle détermine le nombre de chaises, de billets et de livrets à préparer.
Rassemblez les fichiers musicaux au moins 7 jours avant la représentation et conservez une copie sur un second ordinateur portable. Testez aussi les câbles, les multiprises et les rallonges sur place.
Inspectez la piste de danse avant l’installation des chaises et de l’éclairage. Vérifiez qu’aucun câble ne traverse le parcours du public ou l’espace de déplacement des danseurs.
Fermez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez alors calculer les quantités de boissons, d’assiettes, de couverts et de verres sans commander au dernier moment.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : liste des invités, billets, badges et bracelets doivent être regroupés au bureau d’accueil. Prévoyez également une lampe de poche pour les vérifications en coulisses et les zones peu éclairées.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un spectacle de danse contemporaine ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et la jauge sont confirmés, idéalement 3 à 6 semaines avant la représentation. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de relancer les personnes qui n’ont pas finalisé leur réservation.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Faites un premier contrôle des besoins techniques au moins 7 jours avant, puis un test complet dans la salle 2 à 3 heures avant l’ouverture des portes. Vérifiez le mixeur audio, le micro, les fichiers musicaux, les projecteurs et chaque câble.
Quand commander le catering pour un spectacle de danse ?: Calculez les quantités après la clôture des inscriptions, généralement 3 à 5 jours avant l’événement. Réfrigérez les produits frais dès leur réception et mettez les stocks non périssables en place la veille.
Que préparer le jour du spectacle ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’accueil du public pour installer la salle, vérifier la piste, placer les chaises et tables, organiser les vestiaires et tester le son. Gardez ensuite 30 minutes pour le contrôle final des billets, de la liste des invités et du parcours public.

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