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Checkliste für eine zeitgenössische Tanzvorstellung

Eine zeitgenössische Tanzvorstellung braucht neben dem künstlerischen Programm einen präzisen Ablauf für Raum, Technik und Publikum. Lege zuerst Datum, Zielgruppe und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. In den letzten Tagen zählen vor allem technische Tests, gesicherte Musikdateien, eine klare Publikumsroute und vorbereitete Helfer. Die Checkliste deckt 71 Aufgaben und 53 benötigte Gegenstände ab, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Tanzfläche, Garderobe und Catering fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltung und Zielgruppe bestimmen

    2 Personen

  • Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Aufführungsdatum veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Publikumsinformationen erstellen

    2 Personen

  • Tickets und Gästeliste überprüfen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

  • Einkäufe bestellen

  • Reservierungen bestätigen

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

  • Musikdateien sichern

  • Tanzfläche inspizieren

    2 Personen

  • Publikumsroute festlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

  • Cateringmaterial einsammeln

    2 Personen

  • Dekoration überprüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Frisches Catering kühlen

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

  • Namensschilder und Armbänder machen

    2 Personen

  • Technische Geräte testen

    2 Personen

Event

  • Saal räumen

    4 Personen

  • Tanzfläche reinigen

    2 Personen

  • Bühnenbereich markieren

    2 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Eingangstheke aufstellen

    2 Personen

  • Cateringtische aufstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung ausrichten

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks präsentieren

    2 Personen

  • Briefing für Publikumsbetreuer

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Umkleide einrichten

    2 Personen

  • Wasser für Künstler bereitstellen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Garderobe annehmen

    2 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Aufführung technisch betreuen

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausenbereich sauber halten

    2 Personen

  • Zweiten Teil technisch betreuen

    2 Personen

  • Künstler bedanken

    2 Personen

  • Abendcatering vorbereiten

    3 Personen

  • Nachbesprechung begleiten

    3 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    4 Personen

  • Garderobe ausgeben

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal und Foyer reinigen

    4 Personen

  • Technik und Materialien einpacken

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Gästeliste administrativ abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StapelstühleAnz. 160
  • KlappischeAnz. 12
  • BarhockerAnz. 6
  • Eingangsbereich
  • GarderobenständerAnz. 4
  • UmkleidetischeAnz. 3
  • UmkleidestühleAnz. 12

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • Laptop für Musik
  • Ersatzlaptop
  • Audio- und Stromkabel
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KleiderbügelAnz. 180
  • TicketscannerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • BatterielampenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 160
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 160
  • LöffelAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Dekoration

  • Schwarze TücherAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10
  • ProgrammschilderAnz. 4

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Tonanlage nicht erst am Veranstaltungstag: Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Laptop und Ersatzlaptop mindestens 48 Stunden vorher mit den tatsächlichen Musikdateien.
  • Plane die Publikumsroute vom Eingang bis zu den Sitzplätzen und der Tanzfläche. Rechne bei der Bestuhlung mit mindestens einem freien Durchgang und stelle Garderobenständer sowie Beleuchtung vor Einlass bereit.
  • Sichere die Musikdateien an zwei getrennten Orten, etwa auf dem Hauptlaptop und dem Ersatzlaptop. Kontrolliere zusätzlich Audio- und Stromkabel sowie Verlängerungskabel vor dem Aufbau.
  • Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 3 bis 5 Tage vor der Vorstellung ab. Erst danach lassen sich Cateringmengen, Teller, Gläser, Besteck und Servierschalen zuverlässig berechnen.
  • Drucke Programmhefte, Namensschilder und Armbänder am Vortag und lege sie nach Einlassbereich, Garderobe und Sitzplätzen sortiert bereit. So suchen Helfer während des Publikumsverkehrs nicht nach einzelnen Materialien.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine zeitgenössische Tanzvorstellung planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Aufführungsdatum. Raum, Technik, Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens 6 Wochen vorher feststehen, damit du Rückmeldungen und Reservierungen bearbeiten kannst.
Wann müssen die Musikdateien für eine Tanzvorstellung fertig sein?
Sammle und prüfe die finalen Dateien mindestens 7 Tage vorher. Sichere sie spätestens 48 Stunden vor Beginn auf dem Haupt- und Ersatzlaptop und teste jede Datei mit der vorgesehenen Tonanlage.
Wie viele Sitzplätze und Stühle braucht eine Tanzvorstellung?
Die Zahl richtet sich nach der bestätigten Gästeliste und der zulässigen Raumkapazität. Überprüfe Tickets und Anmeldungen 2 bis 3 Tage vorher, stelle die Stühle mit einem freien Publikumsdurchgang auf und halte einige Plätze für kurzfristige Änderungen frei.
Wann soll das Catering für die Tanzvorstellung bestellt werden?
Bestelle haltbare Waren etwa 5 bis 7 Tage vorher. Frische Speisen und gekühlte Getränke organisierst du nach dem Anmeldeschluss, meist 1 bis 2 Tage vor der Vorstellung, damit Ernährungswünsche und die tatsächliche Personenzahl berücksichtigt werden.

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