Checklist para organizar un espectáculo de danza contemporánea

Un espectáculo de danza contemporánea necesita coordinar sala, artistas, público y técnica sin dejar decisiones para el último momento. Esta checklist reúne 71 tareas y 53 elementos para avanzar en orden, desde definir la propuesta y abrir las inscripciones hasta revisar la pista, probar el sonido y preparar el catering. También contempla detalles que suelen olvidarse, como la copia de seguridad de la música, la ruta del público y la identificación de invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la propuesta y el público objetivo
2 personas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Publicar la fecha de la función
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear el programa y la información para el público
2 personas
Comprobar entradas y lista de invitados
2 personas
Calcular las cantidades de catering
Pedir la compra
Confirmar las reservas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Reunir archivos de música
Hacer copia de seguridad de los archivos de música
Inspeccionar la pista de baile
2 personas
Definir la ruta del público
2 personas
Programar voluntarios
Reunir el material de catering
2 personas
Comprobar la decoración
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar el catering fresco
2 personas
Imprimir los folletos del programa
Hacer tarjetas de nombre y pulseras
2 personas
Probar el equipo técnico
2 personas

Evento

Desocupar la sala
4 personas
Limpiar la pista de baile
2 personas
Marcar la zona del escenario
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar el mostrador de entrada
2 personas
Montar las mesas de catering
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Orientar la iluminación
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Dejar listos los programas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Presentar los aperitivos
2 personas
Briefing para los guías de público
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Preparar agua para los artistas
Recibir al público
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Gestionar guardarropa
2 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Operar técnicamente la función
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la zona de descanso
2 personas
Gestionar la segunda parte técnica
2 personas
Agradecer a los artistas
2 personas
Preparar el catering de la noche
3 personas
Coordinar la posreunión
3 personas
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
Entrega del guardarropa
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala y el foyer
4 personas
Empaquetar el equipo técnico y los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Cerrar administrativamente la lista de invitados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas apilablescant. 160
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Mostrador de entrada
Percheroscant. 4
Mesas de vestuariocant. 3
Sillas del vestuariocant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono inalámbricocant. 2
Portátil para música
Portátil de respaldo
Cables de audio y de alimentación
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Perchascant. 180
Escáner de entradascant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas de bateríacant. 8
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 160
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 160
Cucharascant. 120
Bandejas de servircant. 16
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Decoración

Telas negrascant. 8
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Carteles del programacant. 4

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Papeleracant. 10

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha y abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen. Recoge las preferencias dietéticas desde el principio para poder calcular el catering antes de hacer el pedido.
Haz una comprobación técnica al menos 24 horas antes: altavoces, mesa de mezclas, micrófono, cables, regletas y focos deben probarse juntos en la sala, no por separado.
Guarda los archivos de música en dos portátiles y prueba la copia de respaldo antes de la función. Una carpeta duplicada no sirve si el segundo equipo no puede reproducir los archivos.
Revisa la pista de baile y la ruta del público el mismo día, antes de colocar sillas, mesas y decoración. Deja libres las zonas de paso y prepara linternas o lámparas de batería para las áreas con poca luz.
Prepara con antelación los folletos, las tarjetas de nombre y las pulseras. El día del espectáculo, asigna voluntarios a la entrada, el vestuario y la atención al público, en lugar de pedir ayuda cuando ya hayan llegado los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza contemporánea?: Empieza a definir la propuesta, la sala y la fecha al menos 6 semanas antes. Reserva las 24 horas previas para las comprobaciones técnicas, la preparación del espacio y el enfriado del catering fresco.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un espectáculo de danza?: Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes de la función, si el aforo depende de las inscripciones. Cierra o revisa los datos entre 3 y 5 días antes para confirmar entradas, invitados y necesidades dietéticas.
¿Cuánto catering calcular para el público de una función?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de asistentes y añade aproximadamente un 10 % de margen. Haz el pedido cuando tengas la lista revisada y separa los productos frescos de las provisiones no perecederas.
¿Cuándo hay que probar el sonido y la iluminación?: Haz la prueba completa como mínimo 24 horas antes y repite una revisión breve el día de la función. Comprueba también los cables de audio y alimentación, las regletas, los alargadores y el portátil de respaldo.

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